Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.
Law
Verordnung über das Informationssystem VIP-Service
Confederation · 172.211.21 · ordinance
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In force since 2024-01-01, as the publisher states.
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Contents: 13 provisions
- Art. 1 Gegenstand
- Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS
- Art. 3 Verantwortliche Behörde
- Art. 4 Personen
- Art. 5 Bearbeitete Daten
- Art. 6 Dokumente
- Art. 7 Bearbeitungsrechte
- Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung
- Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
- Art. 10 Sorgfaltspflichten
- Art. 11 Datensicherheit
- Art. 12
- Art. 13
13 provisions
Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS
1 Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen. 2 Dazu schafft es die Möglichkeit, dass: a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen; b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln; c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können; d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können; e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.
Art. 3 Verantwortliche Behörde
Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.
Art. 4 Personen
Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.
Art. 5 Bearbeitete Daten
Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet: a von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:1. Vor- und Nachname sowie Titel, 2. Grund des Besuchs, 3. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern, 4. bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person, 5. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung; b. von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:1. Vor- und Nachname sowie Passnummer, 2. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern, 3. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition), 4. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.
Art. 6 Dokumente
Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.
Art. 7 Bearbeitungsrechte
1 Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist. 2 Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. 3 Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten. 4 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht): a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen; b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service; c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances); d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen; e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards; f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten. 5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung
1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte. 2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich. 2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS. 3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.
Art. 10 Sorgfaltspflichten
1 Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 11 Datensicherheit
1 Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach: a. der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022; b. der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023. 2 Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735). Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 23 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568). SR 235.11 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735). SR 128.1 Fassung gemäss Anhang Ziff. 7 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021 (AS 2021 132).
Art. 12
1 Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet. 2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
Art. 13
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.