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11 provisions
Art. 1
1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und sichert
ein nachvollziehbares und transparentes Verwaltungshandeln.
2 Sie ermöglicht der Verwaltung
a) in laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren und die Koordination und Kontinuität zu gewährleisten;
b) dem Stadtrat und dem Grossen Stadtrat Rechenschaft über ihre
geschäftlichen Aktivitäten abzulegen;
c) die Einhaltung des Datenschutzes und das Akteneinsichtsrecht
Dritter zu gewährleisten.
3 Die Aktenführung bildet die Voraussetzung für die rationelle Langzeitarchivierung der archivwürdigen Unterlagen der Stadt.
Propose a changeArt. 1a
1 Die Bestimmungen betreffend Registrierung und Ablage der Dokumente, welche im Rahmen der Verwaltungstätigkeit empfangen oder
erstellt werden, gelten für die gesamte Verwaltung der Stadt Schaffhausen mit Ausnahme der Verkehrsbetriebe Schaffhausen und ihrer
Nachfolgeorganisationen sowie mit Ausnahme der Städtischen
Werke SH POWER. Diese Bestimmungen sind in den Organisationsvorschriften (OV) vom 4. Juli 2017 geregelt.
2 Für die Verkehrsbetriebe Schaffhausen und ihre Nachfolgeorganisationen sowie für SH POWER gelten die nachfolgenden Bestimmungen.
Zweck der
Aktenführung
Propose a changeArt. 2 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 2
1 Alle mit der Erfüllung von öffentlichen Aufgaben der Stadt Schaffhausen betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.
2 Die Bereichsleiter sind für die Organisation der Aktenführung verantwortlich. Aufgaben und Zuständigkeiten werden innerhalb der Bereiche geregelt. Die für die Aktenführung zuständige Person ist Ansprechpartner des Stadtarchivs und arbeitet eng mit diesem zusammen.
3 Die Mindestanforderung an die Aktenführung sind im Anhang geregelt.
Propose a changeArt. 3
Unterlagen
Unterlagen sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig
vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben der Stadt Schaffhausen erstellt oder empfangen werden. Dazu
gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
Ordnungssystem / Registraturplan
Das Ordnungssystem ist der Registraturplan. Er bildet alle Aufgaben
einer Verwaltungseinheit ab und verschafft damit einen Überblick
über deren Aufgabenbereiche. Er stellt die Grundlage dar für die Ablage der Unterlagen bzw. die Dossierbildung.
Geschäft / Dossier
Die Bearbeitung der Amtsaufgaben erfolgt in Form von Geschäften
(Dossiers). Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Registraturplans.
Metainformationen
Als Metainformationen gelten die beschreibenden Merkmale zu Registraturplan, Dossiers und Unterlagen.
Lebenszyklus von Dossiers und Unterlagen
Der Lebenszyklus umfasst das Erstellen bzw. Empfangen, die Registrierung und Ablage sowie die Archivierung der Unterlagen.
Propose a changeArt. 4
Grundsätze der
Aktenführung
Definition der
Begriffe
Aktenbildung
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 3
1 Die Geschäftstätigkeit beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit und
findet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung. Die
Aktenbildung basiert auf den Elementen:
a) Erstellung und Empfangen von Unterlagen;
b) Registrieren der geschäftsrelevanten Unterlagen.
2 Unterlagen erstellen bedeutet:
a) Aktivitäten in ihrem Handlungskontext aufzeichnen (z.B. Berichte, Protokolle und Verfügungen verfassen);
b) den Dossiers Informationen beifügen (z.B. Anmerkungen);
c) bestehende, registrierte Unterlagen bearbeiten (z.B. neue Versionen generieren).
3 Unterlagen empfangen bedeutet: Briefpost, Fax und E-mail usw. in
den Geschäftsprozess integrieren.
4 Die erstellten und/oder empfangenen Unterlagen müssen registriert werden. Registrieren bedeutet:
a) Unterlagen einem Geschäft zuordnen (Aktenzeichen, Registraturdatum);
b) Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen (z.B. Betreff, Absender und Empfänger der Unterlage, soweit diese nicht der Unterlage selbst zu entnehmen sind);
c) Unterlagen nach Registraturplan ablegen.
5 Unterlagen, die für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit nicht relevant sind, müssen nicht registriert werden (z.B. Arbeitsdokumente,
die weder intern noch extern kommuniziert werden; Unterlagen, die
bereits von der federführenden Stelle registriert wurden).
6 Die Unterlagen müssen vollständig und authentisch sein.
Propose a changeArt. 5
1 Die Unterlagen (konventionell oder elektronisch) sind in Dossiers
abzulegen. Alle Dossiers müssen dem übergeordneten Registraturplan eindeutig zugeordnet sein. Bei Bedarf können die Dossiers weiter unterteilt werden (z.B. in Unterdossiers).
2 Organisatorische und technische Massnahmen müssen sicherstellen, dass die geschäftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet
und nur einmal registriert werden. Die Zuständigkeiten für die Eröffnung und den Abschluss der Dossiers müssen entsprechend klar
geregelt sein.
Propose a changeArt. 6
1 Der Registraturplan muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut
sein und alle Aufgaben der Verwaltungseinheit umfassen. Er muss
Dossierbildung
Registraturplan
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 4
angemessen detailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheitliche
Systematik aufweisen.
2 Eine Kopie des jeweils gültigen Registraturplans ist dem Stadtarchiv zu übergeben.
3 Änderungen oder Erweiterungen des Registraturplans können nur
nach Absprache und im Einverständnis mit dem Stadtarchiv getätigt
werden.
Propose a changeArt. 7
1 Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte müssen klar geregelt sein in
Bezug auf die Dossiers bzw. die Unterlagen und die Metainformationen.
2 Für die Geschäftsbearbeitung benötigte Unterlagen müssen für autorisierte Benutzerinnen und Benutzer rasch auffindbar und in ihrem
Kontext einsehbar sein. Die Bewegungen von Unterlagen inner- und
ausserhalb der Verwaltungseinheit sind zu protokollieren.
3 Die Dossiers und Unterlagen müssen mit organisatorischen, technischen und baulichen Massnahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Veränderung sowie Verlust geschützt sein. Sie sind so
aufzubewahren, dass sie während ihres gesamten Lebenszyklus jederzeit bei Bedarf zur Verfügung stehen.
Propose a changeArt. 8
1 Die Erstellung der Unterlagen erfolgt mittels gebräuchlicher, archivtauglicher Aufzeichnungsmedien. Die Anforderungen dieser Weisungen sowie die gesetzlichen Regelungen müssen mitberücksichtigt werden.
2 Die eingesetzten technischen Mittel müssen:
a) mit den technischen Standards der Stadtverwaltung konform
sein;
b) den Anforderungen und dem Informatik-Leitbild sowie dem Reglement für die Büroautomation der Stadt Schaffhausen entsprechen;
c) den gültigen Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere
im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes.
3 Bei der Einführung von neuen technischen Mitteln muss die Verwendung und Archivierung von Unterlagen aus den abgelösten Systemen gewährleistet bleiben.
4 Um die Kontinuität der Überlieferung zu sichern, ist das Stadtarchiv
vor Entscheidungen durch die Informatikstrategiestelle zu konsultieren.
Verwendung
von Unterlagen
und Dossiers
Informationsträger und
technische
Mittel
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 5
5 Beim Aufbau einer elektronischen Geschäftsverwaltung kommt
dem Stadtarchiv ein Weisungsrecht zu.
Propose a changeArt. 9
1 Die Übernahme der nicht mehr ständig benötigten Unterlagen
durch das Stadtarchiv ist im Archivreglement Art. 18-28 geregelt.
2 Die Unterlagen sind dem Stadtarchiv geordnet zu übergeben. Die
abgebende Stelle erstellt ein Verzeichnis der ans Archiv abzuliefernden Dossiers.
3 Grössere Aktenablagen und Ablagen von Massenakten sind chronologisch so zu gliedern, dass periodische Ablieferungen ans Stadtarchiv ohne Umgruppierung der Akten möglich sind (Bildung von Serien).
Propose a changeArt. 10
1 Das Stadtarchiv berät die Verwaltungseinheiten bei der Aktenführung.
2 Das Stadtarchiv koordiniert und kontrolliert die Umsetzung dieser
Weisungen im gesamten Geltungsbereich und ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn diese zur Erfüllung der
Aktenführungspflicht notwendig sind.
3 Diese Weisungen treten am 1. Juni 2012 in Kraft.
Fussnote:
1) Änderung gemäss Stadtratsbeschluss vom 14. August 2018,
in Kraft seit 1. September 2018.
Archivierung
Schlussbestimmungen
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 6
Anhang
Mindestanforderungen an die Aktenführung in Bezug auf den Registraturplan, die Dossiers und die einzelnen Unterlagen
Nachstehend werden die wesentlichen Merkmale (auch Metadaten
genannt) aufgeführt, welche für eine systematische Aktenführung
notwendig sind. Sie beziehen sich auf den Registraturplan, die Dossiers und die Unterlagen. Die genannten Merkmale müssen zwingend vorhanden sein, es können weitere hinzugefügt werden, wenn
es die Geschäftsabwicklung der jeweiligen Amtsstelle erfordert. Insbesondere die Vollständigkeit der Merkmale der Unterlagen ist bei
Einführung elektronischer Aktenführung zu beachten, da die für den
Kontext unverzichtbaren Metadaten teilweise nicht aus den Unterlagen selbst zu ermitteln sind.
1 Registraturplan
Der Registraturplan ist die Grundlage der Dossierbildung. Er bildet
sämtliche Aufgaben und Prozesse innerhalb einer Amtsstelle ab. Die
einzelnen Positionen gliedern sich nach Gruppentiteln und Rubriken.
Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung der Rubriken, unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet. Das Stadtarchiv unterstützt die Amtsstellen beim Aufstellen des Registraturplans.
Merkmale des Registraturplans:
1.1 Positionsnummer
Numerisches oder alphanumerisches
Zeichen zur Identifikation der Position innerhalb des Registraturplans.
1.2 Positionstitel Bezeichnung des unter der Position geführten Aufgabenbereichs bzw. der Aufgabe.
1.3 Administrative
Aufbewahrungsfrist
Diese Fristen bezeichnen die Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen
Gründen aufbewahrt werden müssen.
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 7
1.4 Archivierungsvermerk
Bezeichnung der Positionen als archiv-
bzw. nicht archivwürdig
1.5 Anbiete- bzw.
Kassationsdatum
Zeitpunkt zu dem die Unterlagen dem
Stadtarchiv abgeliefert werden müssen,
bzw. Datum der Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen.
1.6 Ablagestandort Eindeutig identifizierbarer Standort der
konventionellen oder elektronischen
Dossiers.
1.7 Zugriffsrechte Organisationseinheiten oder Personen,
die auf die Unterlagen zugreifen dürfen.
1.8 Federführende
Amtsstelle
Organisationseinheit, die für die Geschäfte oder Teilgeschäfte federführend
ist und die Dossiers verwaltet.
Die unter den Nummern 1.3 bis 1.8 aufgeführten Merkmale können
je nach betrieblichen Bedürfnissen entweder dem Registraturplan oder den Dossiers zugewiesen werden.
2 Dossiers
Die Gesamtheit der bei der Bearbeitung eines Geschäfts anfallenden Unterlagen bildet ein Dossier.
Derzeit gibt es weder technisch noch organisatorisch befriedigende
Lösungen für die Langzeitarchivierung elektronischer Dossiers und
Unterlagen. Insofern sind bis auf weiteres alle geschäftlich relevanten Unterlagen auszudrucken und in einem physischen Dossier abzulegen um sicherzustellen, dass die Akten vollständig sind. Aufgrund der eindeutigen Registrierung eines jeden Geschäfts und zur
Vermeidung von Paralleldossiers werden die physischen Dossiers
von der jeweils federführenden Amtsstelle geführt.
Merkmale des Dossiers:
2.1 Aktenzeichen Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines
Dossiers oder einer Unterlage.
Das Aktenzeichen enthält die Positionsnummer des Registraturplans und kann
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 8
noch eine Zusatzkomponente enthalten
(z.B. Laufnummer, Jahreszahl, Abkürzungen von Namen oder geographischen Bezeichnungen).
2.2 Titel Konkreter Titel des Geschäfts oder Teilgeschäfts.
2.3 Datum der Eröffnung
Datum, an welchem das Geschäft oder
Teilgeschäft initiiert oder an welchem die
erste Unterlage registriert wurde.
2.4 Datum des Abschlusses
Datum, an welchem das Geschäft oder
Teilgeschäft abgeschlossen oder an welchem die letzte Unterlage registriert
wurde.
3 Unterlagen
Insbesondere bei elektronisch erzeugten oder empfangenen Unterlagen sind nicht immer alle wesentlichen Merkmale aus dem Dokument selbst ersichtlich und müssen deshalb hinzugefügt werden.
Merkmale der Unterlagen:
3.1 Aktenzeichen Erläuterungen siehe Merkmale Dossier
(2.1).
3.2 Registraturdatum
Datum, an welchem die Unterlage registriert wurde.
3.3 Betreff Beschreibung des sachlichen Gegenstandes der Unterlage.
3.4 Dokumentennummer
Eindeutige Identifikation des Dokuments
im Dossier.
3.5 Dokumentendatum
Datum, an welchem die Unterlage erstellt
wurde.
3.6 Übermittlungsdatum
Datum, an welchem die Unterlage weitergeleitet wurde.
3.7 Unterlagentyp Einteilung der Unterlagen in eingehende,
ausgehende oder interne.
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 9
3.8 Empfänger/in Empfänger/in der Unterlage (intern/extern).
3.9 Absender/in Absender/in der Unterlage (intern/extern).
3.10 Autor/in Ersteller/in der Unterlage.
3.11 Verteiler Organisationseinheiten/Personen, die mit
einer Kopie der Unterlage bedient wurden.
3.12 Beilagen Anzahl oder Liste der Beilagen, die der
Unterlage beigefügt sind.
3.13 Datei-Format Spezifizierung des Dateiformats (*.doc,
*.pdf, *.xtm, etc.).
Propose a change