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16 provisions
Art. 1
Gegenstand und Geltungsbereich
1 Dieses Gesetz regelt die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen durch
Behörden. Darunter fallen:
a) die Organe und Behörden des Kantons, die Regionen, die Gemeinden sowie
die öffentlich-rechtlichen Anstalten, Stiftungen und Körperschaften;
b) die natürlichen und juristischen Personen, soweit ihnen öffentliche Aufgaben
übertragen wurden.
2 Vom Geltungsbereich dieses Gesetzes ausgenommen sind:
a) die Graubündner Kantonalbank;
b) die Landeskirchen;
c) die Institutionen des Gesundheitswesens.
Art. 2
Zweck
1 Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:
a) der Rechtssicherheit;
b) der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentierung des Handelns der Behörden;
c) der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltung;
1) GRP 2015/2016, 48
2) BR 110.100
3) Seite 247
* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses
490.000
d) der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen;
e) der Unterstützung der Forschung.
Art. 3
Begriffe
1 In diesem Gesetz bedeuten:
a) Unterlagen: geschäftsrelevante Informationen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben anfallen, unabhängig vom Informationsträger, sowie Verzeichnisse und Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung notwendig
sind;
b) Archive: öffentliche Einrichtungen, die von Behörden produzierte Unterlagen
übernehmen, dauernd aufbewahren und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen;
c) Archivgut: Unterlagen, die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat;
d) archivwürdig: Unterlagen, die sich eignen, das staatliche Handeln langfristig
zu dokumentieren und die Aufarbeitung von Themen der Wissenschaft und
Forschung ermöglichen.
2. Aktenführung und Aufbewahrung
Art. 4
Grundsatz
1 Die Behörden sind verpflichtet, für eine geordnete Aktenführung und Aufbewahrung nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu sorgen.
Art. 5
Anforderungen
1 Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein und sind systematisch zu verwalten.
2 Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung berücksichtigen die Anforderungen
der Archivierung.
Art. 5a * Trägerwandel
1 Die Behörden können in Papierform eingereichte Akten in digitale Akten umwandeln und umgekehrt.
2 Die Regierung regelt, unter welchen Anforderungen digital eingelesene Versionen
von physisch eingereichten Unterlagen als Originale gelten.
Art. 6
Aufbewahren, Anbieten und Vernichten von Unterlagen
1 Die Behörden legen für ihre Unterlagen Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen fest.
490.000
2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Behörden die Unterlagen dem Archiv an.
3 Die Behörden bewahren Unterlagen bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit
auf und vernichten danach die nicht ans Archiv abzuliefernden Unterlagen.
3. Archivierung
Art. 7
Übernahme von Unterlagen
1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die archivwürdigen
Unterlagen zur Archivierung.
2 Die Beurteilung der Archivwürdigkeit nimmt das Archiv in Zusammenarbeit mit
den Behörden vor. Den abschliessenden Entscheid trifft die für das Archiv verantwortliche Person.
Art. 8
Sicherung des Archivguts
1 Das Archivgut ist sachgerecht aufzubewahren. Es darf nicht vernichtet, nicht veräussert und inhaltlich nicht verändert werden. Dritte können es durch Ersitzung nicht
erwerben.
4. Zugänglichkeit des Archivguts
Art. 9
Grundsatz
1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung
voraussetzungslos und unentgeltlich zugänglich.
2 Für Leistungen, die über das Vorlegen des Archivguts hinausgehen, können Gebühren erhoben werden.
3 Archivgut, das bereits vor der Ablieferung an das Archiv öffentlich zugänglich
Art. 10 war, bleibt weiterhin öffentlich. *
Schutzfristen
1 Die Schutzfrist beträgt ordentlicherweise 30 Jahre und bei Archivgut mit besonders
schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen 50 Jahre. Sie beginnt
mit Abschluss eines Geschäfts zu laufen.
2 Diese Fristen können von der Regierung in begründeten Fällen verkürzt oder verlängert werden.
490.000
Art. 11
Zugang zu Archivgut unter Schutzfrist
1 Personen haben Anspruch auf Zugang zu dem sie betreffenden Archivgut. Sofern
eine betroffene Person Angaben im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen.
2 Das Archiv erteilt Dritten aus dem Archivgut Auskünfte und gewährt Zugang zu
demselben, sofern keine übergeordneten privaten oder öffentlichen Interessen entgegenstehen.
5. Organisation
Art. 12
Öffentliche Archive
1 Im Kanton bestehen ein kantonales Archiv (Staatsarchiv), Regionalarchive und
Gemeindearchive.
Art. 13
Aufgaben der Archive
1 Die Archive sind verantwortlich für die Übernahme, Erschliessung, Bewahrung
und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen der Behörden ihres Zuständigkeitsbereichs. Sie beraten die Behörden bei der Aktenführung.
Art. 14
Archivgut privater Herkunft
1 Die Archive können das Archivgut mit Unterlagen privater Herkunft ergänzen, soweit sie für die Geschichte ihres Zuständigkeitsbereichs von Bedeutung sind.
2 Die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten sinngemäss auch für Archivgut privater
Herkunft, soweit keine abweichende vertragliche Regelung besteht.
Art. 15
Zusätzliche Aufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs
1 Das Staatsarchiv ist das Kompetenzzentrum für das Archivwesen im Kanton Graubünden. Es ist zuständig für:
a) die Aufsicht über das Archivwesen im Kanton;
b) die Beratung der öffentlichen Archive und im Rahmen seiner Möglichkeiten
von privaten Archiven;
c) die Koordination der Archivierung im Kanton;
d) die Durchführung und Unterstützung von landeskundlichen Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekten.
490.000
6. Straf- und Schlussbestimmungen
Art. 16
Strafbestimmung und verwaltungsrechtliche Massnahme
1 Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich:
a) Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet;
b) Archivgut verändert oder vernichtet;
c) Informationen aus Archivgut bekannt gibt, das Schutzfristen unterliegt.
2 Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung verstösst,
kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden.
490.000
Änderungstabelle - Nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle
28.08.2015 01.01.2016 Erlass Erstfassung 2015-053
19.04.2016 01.11.2016 Art. 9 Abs. 3 eingefügt 2016-019
16.10.2023 01.04.2024 Art. 5a eingefügt 2024-005
490.000
Änderungstabelle - Nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle
Erlass 28.08.2015 01.01.2016 Erstfassung 2015-053
Art. 5a 16.10.2023 01.04.2024 eingefügt 2024-005
Art. 9 Abs. 3 19.04.2016 01.11.2016 eingefügt 2016-019