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La chambre des notaires est composée de sept membres élus parmi les notaires du pays par l’assemblée générale des notaires. L’élection a lieu au scrutin secret, à la majorité absolue des voix. A égalité de voix, le notaire le plus ancien en rang est élu.
L’élection des membres de la Chambre des Notaires a lieu lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Ils entrent en fonction le 15 du mois de mai.
Les membres de la chambre des notaires sont renouvelés partiellement chaque année, de manière qu’il en sorte deux membres après chacune des deux premières années et trois après la troisième année. En cas de vacance de poste par décès, démission, atteinte de la limite d’âge, déchéance de ses fonctions, destitution, ou toute autre cause, un nouveau membre est élu par une assemblée extraordinaire pour finir le mandat du notaire dont le poste est devenu vacant.
Les membres de la chambre élisent chaque année parmi eux, à leur première réunion, en observant le mode d’élection prévu par l’article 73, un président, un secrétaire et un trésorier.
Le président représente la chambre des notaires judiciairement et extrajudiciarement. Il a voix prépondérante en cas de partage d’opinion. Il convoque la chambre quand il le juge à propos ou sur la réquisition motivée de deux autres membres. Plus particulièrement il a pour mission de veiller à la stricte observation des lois et règlements concernant le notariat, ainsi que des principes de délicatesse et de dignité professionnelle et d’honneur et de probité. Le secrétaire rédige les délibérations de la chambre; il est gardien des archives et délivre toutes les expéditions. Le trésorier fait les recettes et dépenses autorisées par la chambre; il rend compte à la fin de chaque année à la chambre, qui les arrête et les soumet à l’assemblée générale aux fins d’approbation et de décharge.
Les réunions de la chambre se tiennent à son siège à Luxembourg.
La chambre ne peut délibérer valablement qu’autant que les membres présents et votants sont au moins au nombre de cinq.
Les délibérations de la chambre sont motivées et signées sur la minute par le président et le secrétaire. Chaque délibération contient les noms des membres présents. La décision est communiquée aux intéressés s’il y a lieu. Les délibérations et les pièces qui s’y rapportent sont exemptes de tous droits de timbre et d’enregistrement.
Dans les cas où la chambre est appelée à émettre son avis ou à remplir sa mission de conciliation, soit sur des différends entre notaires, soit sur des difficultés que des tiers voudraient lui soumettre sur leurs rapports avec les notaires, les intéressés peuvent être invités à se présenter aux séances de la chambre pour y être entendus. III. Moyens financiers de la chambre
Les dépenses nécessaires de la chambre des notaires sont couvertes au moyen d’une cotisation à charge des notaires. Elle est fixée annuellement par l’assemblée générale sur proposition de la chambre. A défaut du paiement, le trésorier de la chambre des notaires peut requérir l’exécutoire de la cotisation par le président du tribunal d’arrondissement du ressort du notaire défaillant. Section VIII. — Des assemblées générales
Chaque année il y a de droit une assemblée générale ordinaire à laquelle tous les notaires du pays sont appelés. Elle se tient durant la première quinzaine du mois de mai . Des assemblées extraordinaires peuvent avoir lieu chaque fois que la chambre le juge nécessaire ou à la requête écrite et motivée de dix notaires au moins. Les assemblées générales sont convoquées par le président de la chambre des notaires. Il ne peut être pris de délibération en assemblée générale que si le nombre des notaires présents est au moins du tiers des notaires en fonctions y non compris les membres de la chambre. Si une première assemblée n’atteint pas le quorum requis, une seconde assemblée, convoquée endéans le mois avec le même ordre du jour, délibère valablement, quel que soit le nombre des notaires présents. Section IX. — De la discipline et de la procédure en matière disciplinaire I. Conseil de discipline
Il est institué un conseil de discipline comprenant le président du tribunal d’arrondissement de Luxembourg ou le juge qui le remplace, comme président, et quatre membres de la chambre des notaires désignés d’après leur rang d’ancienneté dans la profession. Les membres effectifs du conseil de discipline sont suppléés par les autres membres de la chambre des notaires selon leur rang d’ancienneté. En cas d’empêchement de membres effectifs et suppléants, le président du conseil de discipline désigne, pour compléter le conseil, des notaires en dehors des membres de la chambre.
Ne peuvent siéger au conseil de discipline, ni le président de la chambre des notaires, ni ceux qui sont parents ou alliés du poursuivi ou de son conjoint jusqu’au degré de cousin issu de germain inclusivement. Les membres du conseil qui veulent s’abstenir pour d’autres motifs sont tenus de le déclarer par écrit au président du conseil de discipline dans les trois jours qui suivent leur convocation. Le conseil décide s’il y a lieu ou non à abstention. II. Attributions
Le conseil de discipline exerce le pouvoir de discipline sur tous les notaires pour: 1.violation des prescriptions légales et réglementaires concernant l’exercice de la profession; 2.fautes et négligences professionnelles; 3.faits contraires à la délicatesse et à la dignité professionnelle ainsi qu’à l’honneur et à la probité; le tout sans préjudice de l’action judiciaire pouvant naître des mêmes faits. L’action disciplinaire se prescrit par cinq ans, à compter du jour où les contraventions, tant à la présente loi, qu’aux autres lois, arrêtés et règlements en la matière, ont été commises.
Les peines disciplinaires sont dans l’ordre de leur gravité: 1.l’avertissement; 2.la réprimande; 3.la privation de voix délibérative dans l’assemblée générale avec interdiction de faire partie de la chambre des notaires pendant six ans au maximum; 4.l’amende de cinq cents à cinq-mille euros; 5.la suspension de l’exercice de la profession pour un terme qui ne peut être inférieur à quinze jours ni excéder un an; 6.la destitution. Au cas où une sanction est prononcée, les frais provoquées par la poursuite disciplinaire sont mis à charge du condamné; dans le cas contraire ils restent à charge de la chambre des notaires; peuvent, néanmoins, dans ce cas, les frais être laissés, suivant les circonstances, en tout ou en partie au notaire poursuivi. Les frais et, le cas échéant, l’amende sont rendus exécutoires par le président du tribunal d’arrondissement du ressort du notaire condamné. L’amende est recouvrée par l’administration de l’enregistrement au profit de l’Etat. III. Procédure
Le président de la chambre des notaires instruit les affaires dont il est saisi soit par le procureur d’Etat, soit sur plainte ou dont il se saisit d’office. Il les défère au conseil de discipline, s’il estime qu’il y a infraction à la discipline. Il est tenu de déférer au conseil de discipline les affaires dont il est saisi à la requête du procureur d’Etat. Il peut déléguer ses pouvoirs d’instruction et de saisine à un autre membre de la chambre dans les cas où il serait en droit de s’abstenir. La chambre des notaires apprécie les motifs.
Avant de saisir le conseil de discipline, le président de la chambre des notaires dresse un procès-verbal des faits qui ont motivé l’instruction. A cet effet, il peut s’adresser au procureur général d’Etat pour voir charger les agents de la police judiciaire de procéder à une enquête.
Le notaire inculpé est cité devant le conseil de discipline à la diligence du président de la chambre des notaires au moins quinze jours avant la séance. La citation contient les griefs formulés contre lui. L’inculpé peut prendre inspection du dossier sans déplacement, au secrétariat de la chambre des notaires. Il peut, à ses frais, s’en faire délivrer des copies. L’inculpé paraît en personne. Il peut se faire assister par un avocat. Si l’inculpé ne comparaît pas, il est statué par décision par défaut non susceptible d’opposition.
A l’ouverture de la séance du conseil de discipline le président de la chambre des notaires expose l’affaire et donne lecture des pièces. Le conseil entend ensuite successivement la partie plaignante, s’il y en a, les témoins, qui se retirent après avoir déposé, le notaire inculpé et le président de la chambre des notaires en ses conclusions. Le notaire inculpé a la parole le dernier. Le procès-verbal de la séance est dressé par un membre du conseil désigné à cet effet par le président du conseil de discipline.
Le conseil de discipline peut ordonner des enquêtes et des expertises. Les enquêtes sont faites soit par le conseil, soit par deux de ses membres délégués, soit par les agents de la police judiciaire. Les témoins et experts comparaissant devant le conseil ou ses délégués sont entendus sous la foi du serment. Les témoins cités qui refuseraient de comparaître ou de déposer sont passibles des peines comminées par l’article 80 du code de procédure pénale. Ces peines sont prononcées par le tribunal correctionnel, sur réquisition du ministère public. Le tribunal correctionnel peut en outre ordonner que le témoin défaillant sera contraint par corps à venir donner son témoignage. Le faux témoignage et la subornation de témoins et d’experts sont punis des peines prévues aux articles 220, 223 et 224 du code pénal. Les dispositions du livre premier du code pénal ainsi que la loi du 18 juin 1879 sur l’application des circonstances atténuantes, modifiée par la loi du 16 mai 1904, sont applicables aux infractions prévues à l’alinéa qui précède.
Les séances et les délibérations du conseil de discipline sont secrètes; les décisions sont prises à la majorité absolue des voix; elles sont signées par tous les membres du conseil.
Les lettres et citations à l’inculpé, aux témoins et aux experts sont signées par le président de la chambre des notaires. Les expéditions des décisions du conseil de discipline sont signées par le président du conseil de discipline.
Sans préjudice des dispositions de l’article 87, N° 4 de la présente loi, les décisions du conseil de discipline sont notifiées au notaire poursuivi et exécutées à la diligence du président de la chambre des notaires. Une expédition en est transmise au procureur général d’Etat. Les minutes des décisions sont déposées et conservées à la chambre des notaires. Une copie ne peut en être délivrée que sur autorisation du procureur général d’Etat.
Les citations et notifications sont envoyées sous pli recommandé à la poste, conformément à la procédure établie par l’article 7 de la loi du 26 juin 1914 concernant les significations judiciaires en matière civile et commerciale, ou par exploit d’huissier.
Les décisions du conseil de discipline peuvent être attaquées par la voie de l’appel, tant par le notaire condamné que par le procureur général d’Etat. L’appel est porté devant la chambre civile de la Cour Supérieure de Justice, qui statue par un arrêt définitif. L’appel est déclaré au greffe de la Cour dans le délai de dix jours, sous peine de déchéance. Le délai court pour le notaire condamné du jour où la décision lui a été notifiée, et pour le procureur général d’Etat du jour où l’expédition de la décision lui a été remise. L’affaire est traitée comme urgente, et les débats ont lieu en chambre du conseil. IV. Effets des décisions disciplinaires
L’appel et le délai pour interjeter appel contre la décision ont un effet suspensif. Toutefois, en cas de destitution, le notaire destitué doit, aussitôt après la notification de la décision, cesser l’exercice de ses fonctions, quand même il aurait interjeté appel de la décision et aussi longtemps que celle-ci n’est pas réformée, à peine de nullité des actes qu’il aurait reçus et de dommages-intérêts envers les parties intéressées, le tout sans préjudice des peines portées par le code pénal.
Les suspensions sont portées à la connaissance du public à la diligence du président du con. seil de discipline, par insertion dans le Mémorial, aussitôt que les décisions qui les prononcent ont acquis force de chose jugée. Les destitutions sont publiées de la même manière dès que la décision du conseil de discipline a été notifiée au notaire.
La suspension prend cours le troisième jour qui suit la date de sa publication au Mémorial. Le notaire suspendu doit s’abstenir de tout acte de son ministère et ne peut se faire remplacer pendant la durée de la suspension, à peine de nullité de ces actes et de destitution du notaire contrevenant. Section X. Des attributions en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.
Aux fins de l’application de l’article 71, point 1bis, la Chambre des Notaires est investie des pouvoirs prévus à l’article 8-2bis de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. Les décisions en application de l’article 8-2bis de la loi précitée du 12 novembre 2004 sont prises par les sept membres élus de la Chambre des notaires, selon les procédures prévues à la section VII, sous II. Les contrôles sur place sont réalisés conformément à des procédures arrêtées par la Chambre des Notaires. En cas de non-respect des obligations professionnelles découlant de la législation en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, ou en cas d’obstacle à l’exercice des pouvoirs de la Chambre des Notaires définis au premier alinéa du présent article, les sanctions et mesures prévues à l’article 8-10 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme sont appliquées selon la procédure prévue à la section IX. Lorsqu’ils prononcent une sanction sur le fondement de l’article 8-10 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, le conseil de discipline et le tribunal administratif se prononcent sur la publication de la décision conformément à l’article 8-12, paragraphe 2, de la même loi. Section XI. - La plateforme d’échange électronique du notariat
La plateforme d’échange électronique du notariat est un système informatique permettant aux notaires entre autres : 1°d’établir les actes authentiques sous format électronique ; 2°de recueillir les signatures électroniques des parties ; 3°d’obtenir des données des organismes et autorités publics ; 4°de transmettre des données aux organismes et autorités publics.
La plateforme d’échange électronique du notariat garantit l’intégrité et la confidentialité des données qui y sont traitées.
Chaque notaire dispose sur la plateforme d’échange électronique du notariat d’un espace professionnel dédié lui permettant d’utiliser les fonctionnalités mentionnées à l’article 100-2. La Chambre des Notaires crée, gère et valide les accès des notaires à la plateforme d’échange.
Les parties qui veulent signer électroniquement à distance un acte authentique sous format électronique doivent disposer d’un accès à la plateforme d’échange électronique du notariat, sous la responsabilité des notaires qui gèrent ces droits d’accès des parties.
(1)L’utilisation de la plateforme d’échange électronique du notariat par les parties nécessite un moyen d’identification électronique. (2)Les moyens d’identification électronique acceptés sont : 1°les moyens d’identification électronique délivrés dans le cadre d’un schéma d’identification électronique généralement acceptés au niveau national ; 2°les moyens d’identification électronique délivrés dans un autre État membre de l’Union européenne et qui remplissent les conditions énoncées à l’article 6, paragraphe 1er, du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. Dispositions transitoires
La présente loi entre en vigueur le premier jour du deuxième mois suivant celui de sa publication.
Les fonctions des notaires qui auront dépassé l’âge de soixante-sept ans au moment de l’entrée en vigueur de la présente loi ne prennent fin de plein droit qu’au jour anniversaire de leur naissance qui suivra l’expiration de la cinquième année après cette entrée en vigueur. Toutefois, aucun notaire ne pourra rester en fonctions au-delà du jour où il aura accompli l’âge de soixante-quinze ans, sauf que ceux qui ont déjà atteint l’âge de soixante-douze ans à la date de l’entrée en vigueur de la présente loi pourront exercer leurs fonctions encore pendant trois années à dater de cette entrée en vigueur.
Les juridictions disciplinaires régulièrement saisies avant l’entrée en vigueur de la présente loi restent compétentes pour prononcer les sanctions prévues par les lois et règlements antérieurs. Dispositions abrogatoires
L’article 7 de l’arrêté grand-ducal du 31 décembre 1938 sur les honoraires et émoluments notariaux est abrogé et remplacé par la disposition suivante: art. 7. — Les contraventions au présent arrêté et au règlement sur le tarif peuvent être constatées par procès-verbal dressé par les receveurs et les fonctionnaires de l’administration de l’enregistrement.
Sont abrogés: —L’ordonnance royale grand-ducale du 3 octobre 1841 sur l’organisation du notariat, telle qu’elle a été modifiée et complétée dans la suite; — l’article 2 de la loi du 5 mai 1930 portant modification de certaines dispositions de l’ordonnance précitée; —les dispositions suivantes de la loi du 9 décembre 1862 sur le tarif des notaires:—à l’article 3, alinéa 1er, le dernier membre de phrase commençant par les mots « à peine d’une amende ... »; —à l’article 4 les deux dernières phrases de l’alinéa final; —à l’article 5 la dernière phrase; —à l’article 8 la dernière phrase; —article 12; —l’article 9 de l’arrêté grand-ducal du 7 juillet 1934 portant création d’une caisse commune du notariat; —l’arrêté grand-ducal du 25 octobre 1944 complété par l’arrêté grand-ducal du 24 février 1949 relatif à l’argent et aux valeurs de tiers détenus par les notaires ainsi que toutes autres dispositions contraires à la présente loi ou incompatibles avec elle.