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Les actes sont signés, à peine de nullité, par les parties ou leurs représentants, les témoins et les notaires. Il en est fait mention à la fin de l’acte. Quant aux comparants qui ne savent ou ne peuvent signer, le notaire doit faire mention, à la fin de l’acte, de leurs déclarations à cet égard.
Dans le corps de l’acte, il n’y a ni surcharge, ni interligne, ni addition, et les mots surchargés, interlignés ou ajoutés sont nuls. Les mots ou les lignes d’écriture qu’il devient nécessaire de rayer doivent rester lisibles; le nombre en est constaté en marge ou à la fin de l’acte et la mention relative à la rature est approuvée et signée par tous ceux qui signent l’acte.
Les additions ou changements qu’il serait jugé nécessaire de faire aux actes sont indiqués par des renvois écrits en marge ou à la fin de l’acte, lesquels sont approuvés et signés ou paraphés de la manière indiquée à l’article précédent, à peine de nullité de ces additions ou changements. Les actes et les expéditions écrits sur plusieurs feuilles séparées doivent être paraphés par le notaire au recto de chaque feuillet.
Les notaires sont obligés de se servir pour la rédaction des actes de la langue française ou allemande, au choix des parties. Toutefois, pour les actes reçus en vertu de la loi du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales telle qu’elle a été modifiée par la suite,de la loi du 25 mars 1991 sur les groupements d’intérêt économique, du règlement CEE N° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l’institution d’un groupement européen d’intérêt économique (GEIE) et de la loi du 25 mars 1991 portant diverses mesures d’application dudit règlement CEE N° 2137/85, ils peuvent, si les comparants le demandent, et à condition de comprendre et de parler cette langue, rédiger l’acte en langue anglaise et faire suivre la version anglaise d’une version rédigée en langue française ou allemande. En cas de divergence entre la version française ou allemande, d’une part, et la version anglaise, d’autre part, la version française ou allemande fera seule foi, à moins que les parties ne stipulent que la version anglaise fera seule foi entre parties. Il est fait mention à l’acte, tant de la connaissance de l’anglais par le notaire que de la demande des comparants quant à l’utilisation de la langue anglaise. En tous les cas, le texte français ou allemand peut être suivi d’une traduction en langue anglaise.
Les actes notariés font foi d’après les dispositions du code civil; ils sont exécutoires lorsqu’ils sont revêtus de la formule exécutoire.
Les notaires sont tenus de garder minute de tous les actes qu’ils reçoivent. Peuvent néanmoins être reçus en brevet et être remis en original aux parties les actes de suscription des testaments mystiques, les mainlevées, certificats de vie, procurations, actes de notoriété, quittances de fermages, de loyers, de salaires, d’arrérages de pensions et de rentes et autres actes de moindre importance. Un acte en brevet peut être déposé au rang des minutes d’un notaire, qui peut en délivrer des expéditions.
Le droit de délivrer des grosses et des expéditions n’appartient qu’au notaire dépositaire de la minute, ou au notaire qui l’a reçue en son remplacement, sans préjudice des dispositions de l’alinéa trois du présent article et de celles des articles 52, 57 et 58. Lorsque l’expédition ou l’extrait certifié conforme d’un acte notarié a été déposé chez un notaire, il peut en délivrer des expéditions, en y faisant la mention du dépôt. Lorsqu’un notaire se trouve pour une raison quelconque empêché de délivrer une expédition ou une grosse d’un acte dont il est dépositaire, cette expédition ou grosse peut être délivrée par un autre notaire , soit en vertu d’un mandat, même verbal, donné par le notaire dépositaire de la minute, soit sur désignation d’office par le président de la chambre des notaires. En cas de suspension, et jusqu’à la désignation d’un dépositaire provisoire, le président de la chambre des notaires désigne le notaire chargé de délivrer les expéditions et grosses des actes reçus par le notaire suspendu. Le notaire mandataire ou désigné par le président de la chambre des notaires mentionne sur l’expédition sa qualité, en spécifiant la nature de son pouvoir.
Les notaires ne peuvent se dessaisir d’aucune minute, si ce n’est dans les cas prévus par la loi ou en vertu d’un jugement. Avant de s’en dessaisir, ils en dressent une copie par un des moyens de reproduction prévus à l’article 31. Cette copie, portant mention de la raison de sa confection, est signée par le notaire et certifiée conforme par le président du tribunal d’arrondissement; elle est substituée à la minute, dont elle tient lieu jusqu’à sa réintégration.
Les notaires ne peuvent, sans une ordonnance du président du tribunal d’arrondissement, délivrer soit expédition, soit copie, ni donner connaissance des actes à d’autres qu’aux personnes intéressées en nom direct ou à leurs héritiers et ayants droit, sous réserve des dispositions légales en matière d’enregistrement, de celles relatives aux actes qui doivent être publiés et des cas où le juge en aurait ordonné différemment.
En cas de compulsoire, il est procédé conformément aux dispositions du code de procédure civile.
Les notaires sont obligés d’annoter sur les minutes la remise des grosses délivrées en forme exécutoire, le nom de celui qui les reçoit et la date de leur délivrance. Il ne peut être remis en forme exécutoire qu’une seule grosse à chacune des parties intéressées, sauf le cas prévu en la disposition de l’article 844 du code de procédure civile. Lorsque plusieurs parties intéressées se contentent d’une seule grosse, le notaire doit en faire mention dans l’acte même ou au pied de l’acte et indiquer la partie qui est désignée pour la recevoir.
Le notaire ne peut porter en compte que les grosses et expéditions qui lui ont été demandées.
Chaque notaire est tenu d’avoir un cachet ou sceau particulier, portant en langue française ou allemande ses nom, prénom usuel, qualité et résidence ,et pour type, d’après un modèle uniforme, les armes couronnées du Grand-Duché de Luxembourg. Les grosses, expéditions et extraits d’actes ainsi que les actes en brevet portent l’empreinte dece cachet.
La signature des notaires n’a besoin d’être légalisée que lorsqu’il devient nécessaire de faire usage de l’acte hors du Grand-Duché et que cette légalisation est exigée.
Les notaires sont obligés de tenir un registre ou répertoire coté et paraphé par le président du tribunal d’arrondissement ou par un juge par lui commis; ils y inscrivent par colonnes, par numéro d’ordre, et ainsi qu’ils se sont suivis, tous les actes qu’ils ont reçus, avec leur date, la nature et l’espèce de l’acte, les noms, états et demeures des parties, et la relation de l’enregistrement. Les actes et expéditions portent le numéro sous lequel l’acte est inscrit dans le répertoire.
Il n’y a dans le registre dont il est parlé à l’article précédent ni surcharge, ni interligne. Section IV. — De la suppléance et du remplacement des notaires
Le Grand-Duc peut nommer un suppléant à un notaire, s’il est à présumer que ce dernier se trouve dans l’impossibilité de remplir ses fonctions pendant deux mois au moins par suite de maladie grave ou de force majeure. La nomination est faite à la demande et sur proposition du notaire intéressé, de son conjoint ou de ses proches parents, sur avis de la chambre des notaires. Le Grand-Duc peut, d’office ou à la demande du président de la chambre des notaires, nommer un notaire suppléant pour remplir les fonctions du notaire suspendu, pendant la durée de la suspension.
Le notaire-suppléant est désigné parmi les notaires honoraires ou les candidats-notaires pour une durée ne pouvant dépasser un an; cette désignation ne peut être renouvelée que sur nouvel avis de la chambre des notaires, sans que la durée de la suppléance puisse dépasser deux ans.
Avant d’entrer en fonctions, le notaire-suppléant prête le serment prescrit par l’article 18 devant le tribunal de l’arrondissement dans lequel il exerce son ministère.
Le suppléant désigné en application de l’article 49 porte le titre de notaire-suppléant pendant la durée de cette suppléance. Durant cette période il a les mêmes attributions que le notaire qu’il supplée et il est soumis aux mêmes obligations, aux mêmes incompatibilités et à la même discipline, mais sans avoir voix délibérative aux assemblées générales et sans être éligible à la chambre des notaires. Les dispositions des articles 24. 26 et 27 doivent être observées tant dans le chef du notaire suppléé que dans celui du notaire-suppléants Dans tous les actes qu’il reçoit, le notaire-suppléant mentionne sa qualité de suppléant ainsi que le, nom, prénom usuel et résidence du notaire suppléé. Il emploie le sceau de ce dernier. Le notaire suppléé reste solidairement responsable envers les tiers de la gestion de son suppléant désigné en vertu de l’alinéa premier de l’article 49.
Il est interdit au notaire suppléé d’exercer ses fonctions pendant la durée de la suppléance. Le suppléant qui accomplit un acte du ministère du notaire après l’expiration du terme fixé est passible des peines prévues à l’article 262 du code pénal. Les actes passés au mépris de ces interdictions sont nuls en tant qu’actes authentiques. Toutefois, lorsqu’ils sont revêtus de la signature de toutes les parties, ils vaudront comme actes sous seing privé.
Le Grand-Duc peut à tout moment mettre fin à la suppléance, soit à la demande de la chambre des notaires, soit à la demande du notaire suppléé ou du suppléant. Dans ce dernier cas, la chambre des notaires doit être entendue en son avis.
Les arrêtés portant nomination de notaire-suppléants ainsi que les arrêtés mettant fin à la suppléance sont publiés au Mémorial.
Les mandats de justice dont le notaire suppléé était investi sont exécutés de plein droit par le notaire-suppléant, sans nouvelle désignation, et inversement. Le président du tribunal peut cependant, à la requête de la partie la plus diligente, l’autre partie dûment appelée, désigner un autre notaire pour continuer l’exécution d’un mandat de justice.
Au cas où un notaire se trouve pour une raison quelconque dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, et qu’il est à prévoir que cette impossibilité ne prendra pas fin dans un délai rapproché, sans qu’un notaire suppléant ait été désigné, le tribunal d’arrondissement peut désigner, à la requête du procureur d’Etat, un notaire choisi de préférence parmi les notaires résidant dans le même canton judiciaire pour la conservation des minutes du notaire empêché. Le notaire ainsi désigné comme dépositaire provisoire des minutes peut en délivrer toutes expéditions sur lesquelles il est tenu de faire connaître sa qualité de dépositaire provisoire. Les minutes sont restituées à leur ancien dépositaire dès que celui-ci reprendra ses fonctions. Si tel n’est pas le cas à l’expiration des six mois qui suivent la désignation du dépositaire provisoire, il est procédé à la désignation d’un notaire-suppléant à la requête du procureur d’Etat.
Tout notaire peut remplacer un notaire, momentanément empêché, pour la réception d’un acte de son ministère. Cet acte contient la mention que la minute reste au notaire substitué, lequel demeure responsable de sa conservation. L’acte est porté à la fois sur le répertoire du notaire substituant et sur celui du notaire substitué et est enregistré au bureau de l’enregistrement compétent pour ce dernier. Si un notaire commis par décision de justice en vue de certains devoirs est empêché de les remplir en tout ou en partie, le président du tribunal pourvoit à son remplacement par une ordonnance rendue sur la requête présentée par la partie la plus diligente, l’autre partie dûment appelée. Cette ordonnance n’est susceptible ni d’opposition, ni d’appel, et peut être, en cas d’urgence, déclarée exécutoire sur minute et avant l’enregistrement. Section V. — Du tarif
Le tarif des honoraires et émoluments des notaires est fixé par règlement grand-ducal. Section VI. — De la transmission des minutes à un autre notaire et de la reprise d’étude
Après le décès d’un notaire, les minutes et répertoires sont mis sous scellés par le juge de paix, qui en donne avis au procureur d’Etat.
Le juge de paix agit de la même manière en cas de destitution d’un notaire, aussitôt qu’il en a été prévenu par le président de la chambre des notaires. Il donne avis de l’apposition des scellés au procureur d’Etat.
Dans les deux cas le tribunal d’arrondissement désigne, à la requête du procureur d’Etat, un notaire résidant dans la même commune, qui est gardien des minutes et répertoires et qui peut en délivrer toutes expéditions, sur lesquelles il est tenu de faire connaître sa qualité de dépositaire provisoire. Dans les communes où n’est établi qu’un seul notaire, il est désigné un dépositaire provisoire établi dans le même canton, ou, à défaut, dans un canton limitrophe du même arrondissement judiciaire.
En cas de démission ou de déplacement d’un notaire dans un autre canton, il est désigné un notaire dépositaire des minutes suivant la procédure prévue à l’article précédent. Le notaire déplacé dans le même canton est de plein droit dépositaire provisoire de ses anciennes minutes.
1)En cas de décès, déplacement, démission, atteinte de la limite d’âge ou destitution d’un notaire, les minutes et les répertoires prescrits par l’article 47 sont transmis au notaire nommé en son remplacement dans la quinzaine de son entrée en fonction. 2) En cas d’inobservation de cette disposition par le notaire déplacé, l’ancien notaire ou les ayants-droit du notaire décédé, le président du tribunal d’arrondissement peut ordonner en référé, sous astreinte, la transmission des minutes et répertoires prémentionnés à la requête, soit de la Chambre des Notaires, agissant d’office ou sur demande du notaire nommé en remplacement, soit du Procureur d’Etat.L’astreinte est prononcée au profit de l’Etat et perçue par l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines. 3)En outre, le notaire déplacé qui ne se conforme pas à la disposition de l’alinéa 1), est passible de la peine de suspension dont la durée ne peut être inférieure à un mois. 4)La transmission des minutes et répertoires prescrits par l’article 47 ne donne pas lieu à indemnité.
En cas de suppression d’un poste de notaire, le dépositaire définitif est désigné suivant la procédure prévue à l’article 62 et doit satisfaire aux prescriptions de l’article 66.
Dans tous les cas il doit être dressé un état sommaire des minutes et répertoires faisant l’objet de dépôt provisoire ou définitif, et le notaire dépositaire doit s’en charger au pied de cet état et en rédiger deux copies, dont l’une est adressée à la chambre des notaires et l’autre au procureur d’Etat, qui la dépose au greffe du tribunal d’arrondissement.
Dans les deux mois de sa nomination ou de son déplacement, le notaire dépositaire définitif doit obligatoirement recevoir de son prédécesseur ou des ayants-droit de celui-ci les répertoires alphabétiques, les fichiers et les baux de l’étude reprise ainsi que les testaments olographes déposés en cette étude, à l’exception de ceux pour lesquels les déposants ont stipulé par écrit qu’ils devaient rester à la garde du prédécesseur et à condition que celui-ci soit encore en fonctions. Le successeur aura également le droit de reprendre le ou les numéros de téléphones attachés exclusivement à l’étude reprise. Dans le même délai de deux mois, le notaire et son prédécesseur ou les ayants-droit de celui-ci soumettent à la Chambre des Notaires, aux fins d’approbation, une convention portant sur l’indemnisation 1)des éléments décrits à l’alinéa précédent comme faisant l’objet d’une reprise obligatoire; 2)de tous autres éléments de l’étude, tels que dossiers, registres de comptabilité, mobilier, pouvant faire éventuellement l’objet d’une reprise; 3)des débours et travaux faits en vue d’actes et d’affaires en cours et sur toutes autres prétentions. Contre la décision de la chambre des notaires un recours est ouvert devant le tribunal d’arrondissement siégeant en dernière instance en chambre du conseil. Le recours doit être intenté dans le mois de la notification de la décision de la chambre des notaires. Il est formé par lettre chargée avec avis de réception. Les parties sont convoquées par la voie du greffe. La décision du tribunal est notifiée par lettre recommandée à la poste.
La nomination d’un notaire comme dépositaire provisoire ou définitif des minutes d’un autre notaire est publiée au Mémorial.
Les minutes ayant plus de soixante ans de date doivent être déposées par leur détenteur aux archives du Gouvernement. Le dépôt se fait au courant du premier trimestre de la première année de chaque période décennale. La première période décennale commence le premier janvier 1980. Les expéditions des minutes déposées aux archives du Gouvernement sont délivrées par le notaire dernier en rang résidant dans la ville de Luxembourg. Section VII. — De la chambre des notaires I. Attributions de la chambre
Une chambre des notaires s’est établie pour tout le pays. Elle a la personnalité civile.
Outre les pouvoirs conférés à la chambre des notaires par les lois et règlements, elle a notamment les attributions suivantes: 1.maintenir la discipline entre les notaires et exercer le pouvoir disciplinaire par son conseil de discipline; 1bis veiller au respect par les notaires de leurs obligations découlant de la législation en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. La Chambre des Notaires peut arrêter un règlement qui détermine les règles relatives aux obligations professionnelles des notaires découlant de la législation en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. 2.prévenir ou concilier tous différends entre notaires, et, en cas de non-conciliation, émettre son opinion par simple avis; 3.concilier tous différends entre des notaires et des tiers; 4.donner son avis sur les difficultés concernant les honoraires, émoluments, salaires, vacations, frais et débours portés en compte par les notaires ainsi que sur tous différends soumis à cet égard au tribunal civil; 5. recevoir en dépôt les états des minutes; 6.contrôler la comptabilité des notaires; 7. représenter les notaires du Grand-Duché pour la défense des droits et intérêts de la profession ; 8. assurer le bon fonctionnement de la plateforme d’échange électronique du notariat, qui est hébergée auprès du Centre des technologies de l’information de l’État dans les limites des conditions régissant la fourniture de services par le Centre des technologies de l’information de l’État.
Les membres de la chambre des notaires et du conseil de discipline sont tenus au secret des délibérations et ne peuvent divulguer les faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, sous peine de sanctions disciplinaires. II. Organisation de la chambre