Schaffhausen (city) · 210.1 · regulation
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In force since 2012-06-01, as the publisher states.
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Gegenstand dieses Reglements ist: a) die Verwaltung und Aufbewahrung von Akten der Organe der Stadt Schaffhausen; b) die Aufarbeitung der Akten im Hinblick auf die Übernahme und Archivierung durch das Stadtarchiv; c) die Übergabe von Akten an das Stadtarchiv; d) die Organisation, die Aufgaben und die Rechte des Stadtarchivs.
Propose a changeOrgane der Stadt Schaffhausen sind alle Behörden, Referate, Bereiche, Abteilungen, Dienst- und Fachstellen und Kommissionen, alle anderen öffentlichen Einrichtungen der Stadt Schaffhausen sowie natürliche und juristische Personen des Zivilrechts, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben betraut sind.
Propose a changeGegenstand Organe der Stadt Schaffhausen Akten Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 2 Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen, digital und analog gespeicherte Informationen auf magnetischen, optischen oder anderweitigen Speichermedien sowie ergänzende Unterlagen.
Propose a changeErgänzende Unterlagen sind insbesondere: a) Steuerungs- und Findmittel wie Verzeichnisse, Registraturpläne, Geschäftskontrollen, Karteien, Listen sowie Metadaten in jeglicher Aufzeichnungsform; b) technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informationen verständlich zu machen und zu nutzen.
Propose a changeAktenablagen sind Einrichtungen oder Systeme der Organe der Stadt Schaffhausen, die der geordneten Verwaltung und Aufbewahrung der Akten dienen, bevor sie dem Stadtarchiv zur Übernahme angeboten werden. 2. Stellung des Stadtarchivs
Propose a change1 Das Stadtarchiv ist die Einrichtung der Stadt Schaffhausen zur a) Aufbewahrung (Übernahme, Lagerung, Sicherung, Konservierung); b) Erschliessung (Archivierung und Verzeichnung) und c) Vermittlung (Recherche, Bereitstellung im Lesesaal, Öffentlichkeitsarbeit) einer dauerhaften dokumentarischen Überlieferung, die rechtlichen, administrativen, kulturellen, wissenschaftlichen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Zwecken dient. 2 Es gewährleistet die Erinnerungsfähigkeit der Gesellschaft, die mit der Stadt Schaffhausen in Beziehung steht. Ergänzende Unterlagen Aktenablagen Allgemeines
Propose a changeDas Stadtarchiv wird von der Stadtarchivarin oder vom Stadtarchivar geleitet.
Propose a changeDas Stadtarchiv ist das Endarchiv für die Akten der Organe der Stadt Schaffhausen. Diese führen ausschliesslich die zur Ausübung ihrer Tätigkeit notwendigen Aktenablagen.
Propose a change1 Die Bildung von Parallelarchiven in der Verwaltung der Stadt Schaffhausen ist unzulässig. 2 Der Stadtrat oder das Stadtarchiv können in besonderen Fällen Ausnahmen vorsehen. 3. Aktenablagen der Organe der Stadt Schaffhausen
Propose a changeDie Akten werden zunächst von den Organen der Stadt Schaffhausen verwaltet.
Propose a change1 Die Aktenführung wird durch die Weisungen des Stadtrates geregelt. 2 Die Organe der Stadt Schaffhausen sind verantwortlich, dass a) die Akten vollständig, authentisch und abrufbar sind, so dass sich die Geschäftsvorgänge daraus jederzeit nachvollziehen lassen; b) die Akten nach Verfahrensart, Sachgebiet, Eingangs-, Erledigungsdatum oder anderen geeigneten und eindeutigen Kriterien geordnet sind; c) die Akten entsprechend den Weisungen des Stadtarchivs diesem geordnet zur Archivierung übergeben werden können; Leitung Endarchiv für die Organe der Stadt Schaffhausen Unzulässigkeit von Parallelarchiven Aufbewahrung der Akten und vorarchivischer Bereich Aktenführung Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 4 d) die eingesetzten technischen Hilfsmittel und Systeme, insbesondere im Bereich der Büroautomation, mit den technischen und organisatorischen Vorgaben der Stadt übereinstimmen; e) der referats- und bereichsübergreifende Zugriff unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen technisch möglich ist; f) alterungsbeständige Informationsträger sowie Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten.
Propose a changeDie Zugriffsberechtigung auf die Aktenablage wird durch das zuständige Organ bestimmt. Dabei sind insbesondere die Vorschriften des Datenschutzrechtes zu beachten.
Propose a changeFür die elektronische Ablage und Archivierung der Akten wird für alle Organe der Stadt ein einheitliches System oder in begründeten Ausnahmefällen ein dazu kompatibles System angewandt.
Propose a changeJede Auslagerung von Akten der Organe der Stadt Schaffhausen zur Verwaltung durch Private bedarf der Bewilligung des Stadtarchivs. Die Bestimmungen des vorliegenden Reglements, insbesondere die Anbietepflicht, bleiben vorbehalten.
Propose a changeDie Organe der Stadt Schaffhausen führen ihre Dossiers laut den Weisungen des Stadtrates über die Aktenführung in der Verwaltung der Stadt Schaffhausen vom 14. Mai 2012 im Ordnungssystem STSH gemäss den Organisationsvorschriften (OV) STSH.
Propose a changeDas Stadtarchiv berät die Organe der Stadt Schaffhausen bei der Organisation ihrer Aktenablagen im Hinblick auf eine geordnete Übernahme durch das Stadtarchiv. Zugriffsberechtigung Elektronische Ablage- und Archivsysteme Auslagerung von Akten Registraturpläne und Verzeichnisse, Kontextdokumentation Beratung
Propose a changeDie Aktenablagen müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Akten sind vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit und Sonnenbestrahlung zu schützen. 4. Aktenübergabe an das Stadtarchiv
Propose a change1 Die Organe der Stadt Schaffhausen bieten ihre Akten mit den ergänzenden Unterlagen dem Stadtarchiv zur Übernahme an, wenn sie die Akten nicht mehr benötigen, in der Regel aber spätestens 30 Jahre nach ihrer Anlage. 2 In begründeten Fällen kann das Stadtarchiv mit den Organen der Stadt Schaffhausen besondere Aufbewahrungsfristen vereinbaren. 3 Die dem Stadtarchiv angebotenen Akten sollten wenigstens 10 Jahre alt sein. Ausnahmen sind in Art. 21 und 22 geregelt.
Propose a changeFällt eine öffentliche Aufgabe durch die Auflösung des Organs oder seiner Überführung ins Zivilrecht dahin, bietet das Organ die bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Akten dem Stadtarchiv an. Das Stadtarchiv kann Akten privatisierter oder ausgegliederter Organe auch weiterhin übernehmen.
Propose a changeFür alle städtischen Drucksachen besteht eine Abgabepflicht (depôt legal), d.h. jede Publikation eines Organs der Stadt Schaffhausen ist dem Stadtarchiv unmittelbar nach dem Erscheinen in mindestens einem Exemplar abzugeben.
Propose a change1 Die Protokolle der städtischen Behörden sowie der ständigen und nicht ständigen Kommissionen werden dem Stadtarchiv in der Regel unmittelbar nach ihrer Erstellung in einem Exemplar abgegeben. 2 Protokolle wichtiger Organe der Stadt Schaffhausen sind mit Registern zu versehen und zu binden. Schutz und Sicherheit der Akten Anbietepflicht Auflösung eines Organs, Privatisierung oder Ausgliederung Abgabepflicht für Drucksachen Protokolle
Propose a changeVerträge von grösserer Bedeutung und länger dauernder Wirkung, insbesondere solche, die einen Grundbucheintrag zur Folge haben, sind von den Organen der Stadt Schaffhausen dem Stadtarchiv laufend in einer rechtsgültigen Ausfertigung zur Archivierung und Registrierung zu übergeben.
Propose a changeOhne Zustimmung des Stadtarchivs dürfen keine Aktenbestände ausgeschieden oder vernichtet werden.
Propose a changeDie Aktenabgaben ans Stadtarchiv erfolgen in regelmässigen Perioden. Das Stadtarchiv legt mit den aktenbildenden Organen den jeweiligen Abgaberhythmus fest. Dieser beträgt in der Regel wenigstens 5 Jahre.
Propose a changeDas Stadtarchiv kann ein Organ der Stadt Schaffhausen verpflichten, angebotene archivwürdige Akten weiter aufzubewahren, wenn sie aus Kapazitätsgründen nicht sofort übernommen werden können.
Propose a changeDer Stadtrat kann die Hinterlegung gefährdeter Akten aus Aktenablagen der Organe der Stadt Schaffhausen im Stadtarchiv anordnen.
Propose a changeÜber Akten, welche das Stadtarchiv definitiv nicht übernimmt, verfügen die Organe der Stadt Schaffhausen gemäss den für sie geltenden Vorschriften, insbesondere den Datenschutz-Bestimmungen.
Propose a changeDie Organe der Stadt Schaffhausen tragen die Kosten der für die Archivierung ihrer Akten notwendigen Materialien im Stadtarchiv. Verträge Verbot der Vernichtung von Akten Periodische Aktenabgabe Pflicht zur Weiteraufbewahrung angebotener Akten Hinterlegungsanordnung Vom Stadtarchiv nicht übernommene Akten Kostenträgersch aft Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 7 5. Datenschutz und Schutzfristen
Propose a change1 Für unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstandene Verwaltungsakten im Stadtarchiv gelten Amtsgeheimnis und Datenschutz während einer Schutzfrist von 30 Jahren, von ihrer Anlage an gerechnet. 2 Für Akten mit Personendaten beträgt diese Schutzfrist 10 Jahre seit dem Tod der Betroffenen und, falls der Tod ungewiss ist, 100 Jahre seit ihrer Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person feststellbar, endet die Schutzfrist 80 Jahre nach Abschluss der Unterlagen. 3 Vorbehalten bleiben Regelungen übergeordneten Rechts.
Propose a change1 Während der Schutzfrist kann das Stadtarchiv aus wichtigen Gründen die Akteneinsicht bewilligen. Wichtige Gründe für die Einsichtnahme in archivierte Akten mit Personendaten liegen vor, wenn a) die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der betroffenen Person erfolgt; b) wenn die betroffene Person - oder nach deren Tod ihre Angehörigen - in die Benützung eingewilligt haben oder ihre Zustimmung nach den Umständen vorausgesetzt werden kann; c) die Akten für Gesetzgebung, Rechtsprechung, statistische oder wissenschaftliche Zwecke oder einen Entscheid über die Rechte betroffener Personen benötigt werden. Bei der Einsicht für wissenschaftliche Zwecke sind die Interessen der Forschung gegen den Schutz der Persönlichkeitsrechte abzuwägen. Diese gehen grundsätzlich der Forschungsfreiheit vor, doch kann mittels der Auflage zur Anonymisierung und weiterer geeigneter Auflagen der Forschung entgegengekommen werden. 2 Die Schutzfrist für Unterlagen über Personen der Zeitgeschichte und über Amtsträgerinnen und Amtsträger in Ausübung ihres Amtes kann verkürzt werden, wenn ihre schutzwürdigen Interessen (Privatsphäre) angemessen berücksichtigt werden. Schutzfristen Akteneinsicht während der Schutzfristen Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 8 3 Das Stadtarchiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme.
Propose a changeNach Ablauf der Schutzfristen sind die Akten der Öffentlichkeit im Rahmen der Benutzungsordnung des Stadtarchivs zugänglich.
Propose a changeMit der Übernahme von Akten wird das Stadtarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn des Datenschutzgesetzes. 6. Aktenbewertung
Propose a change1 Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für a) die Dokumentation der Organisation und der Tätigkeit der Organe der Stadt Schaffhausen; b) die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter; c) das Verständnis von Geschichte und Gegenwart; d) Gesetzgebung, Verwaltungstätigkeit oder Rechtsprechung; e) Wissenschaft und Forschung. 2 Das Stadtarchiv bewertet nach Anhörung der Organe der Stadt Schaffhausen die Archivwürdigkeit der Akten; es trägt bei der Bewertung der Akten den Bedürfnissen der Organe der Stadt Schaffhausen Rechnung. Das Stadtarchiv entscheidet abschliessend. 7. Aufgaben und Rechte des Stadtarchivs
Propose a changeDas Stadtarchiv hat die Aufgabe, a) die archivwürdigen Akten der Organe der Stadt Schaffhausen auszuwählen, zu bewerten und zu verzeichnen; b) die Bestände in ihren Zusammenhängen zu erhalten; Zugänglichkeit nach Ablauf der Schutzfristen Datenschutz Archivwürdigkeit Aufgaben des Stadtarchivs Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 9 c) die Akten sorgfältig und fachgerecht zu unterhalten und gegen Verderb und Verlust zu sichern; d) für die Benutzbarkeit der Bestände zu sorgen; e) nach Möglichkeit ihre Reproduzierbarkeit zu gewährleisten; f) Forschungen zur Stadt-, Kantons- und Schweizer Geschichte sowie zur Personengeschichte durch Beratung, durch Erarbeitung von Registern und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quellen, Inventaren und eigenen Forschungen zu fördern und zu erleichtern; g) seine Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt zu machen und sich an der Erforschung und der Veröffentlichung des städtischen Archivguts zu beteiligen; h) die fachliche Aufsicht über die Aktenablagen der Organe der Stadt Schaffhausen auszuüben sowie diese zu beraten; i) Aufzeichnungen und Überlieferungsgut privater Herkunft zu übernehmen (z. B. Vereins-, Partei- und Firmenarchive, Nachlässe sowie Bildmaterial), wenn diese zur Ergänzung der Bestände und für die Schaffhauser Geschichte von Bedeutung sind.
Propose a changeDas Stadtarchiv führt zur Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben eine Bibliothek sowie Dokumentationen zur Schaffhauser Geschichte.
Propose a changeDie Bibliothek des Stadtarchivs sammelt: a) Literatur und Quellen zur Geschichte und Landeskunde des Kantons Schaffhausen und des benachbarten Raumes, insbesondere der Stadt Schaffhausen und ihrer eingemeindeten Vororte sowie Biographien von Schaffhauserinnen und Schaffhausern, Schaffhauser Familien- und Wirtschaftsgeschichte, wichtige Zeitschriften und Zeitungen; b) lexikalische, enzyklopädische und kartographische Hilfsmittel sowie Literatur zur schweizerischen Geschichte und Politik; Bibliothek und Dokumentation Bibliothek Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 10 c) die Sammlungen der Gesetze und Verordnungen von Kanton und Stadt Schaffhausen und Gesetzeskommentare sowie Abhandlungen zur Staatskunde; d) wichtige Literatur über Archivkunde und andere historische Hilfswissenschaften; e) Inventare von Archiven und verwandter Institutionen; f) Jahresberichte von staatlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Institutionen.
Propose a changeDie Bibliothek des Stadtarchivs ist eine Präsenzbibliothek ohne Ausleihe.
Propose a changeDas Stadtarchiv führt Dokumentationen, insbesondere eine aktuelle Zeitungsausschnittsammlung (Stadtverwaltung, Stadttopographie, Personen, Familien, Firmen und andere die Stadt Schaffhausen betreffende Themen) und weitere Sammlungen (politische Flugblätter, Plakate, Materialien zu Veranstaltungen und Ereignissen in der Stadt Schaffhausen).
Propose a changeDas Stadtarchiv erlässt eine Ordnung für die Benutzung seiner Archivalien und Einrichtungen.
Propose a change1 Das Stadtarchiv erlässt Weisungen für die Anbietung und die Übernahme von Akten der Organe der Stadt Schaffhausen. 2 Das Stadtarchiv schliesst mit den Leiterinnen oder Leitern der jeweiligen Organe spezifische Vereinbarungen ab. Darin werden diejenigen Aktenkategorien ermittelt, die das Stadtarchiv nicht übernimmt. Das Ergebnis der Vereinbarung ist in einer Kassationsliste festzuhalten. Gestützt darauf entscheidet das Organ der Stadt Schaffhausen in eigener Kompetenz, wann diese Akten vernichtet werden. 3 Die Archivvereinbarungen bilden die Grundlage einer geordneten Aktenübernahme durch das Stadtarchiv. Präsenzbibliothek Dokumentationen Benutzungsordnung Archivvereinbarungen
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