§ 67. Notari dokumentide näidisloetelu ja säilitustähtajad
(1) Notari dokumentide näidisloetelu ja säilitustähtajad on sätestatud käesoleva määruse lisas 2.
(1¹) Hoiustamise käiku kajastavate dokumentide säilitamistähtaja kulgemise alguseks on toimingu lõpuleviimise päev.
(1²) Hoiustamise raamatu säilitamistähtaja kulgemise alguseks on notari ametist lahkumise päev.
(2) Notari dokumentide loetelus on dokumendid liigitatud sarjadesse. Sarjad võivad omakorda jaguneda allsarjadeks.
(1) Dokumentide korrastamisel võetakse aluseks „Arhiivieeskirjas” sätestatud korrastusüksused.
(2) Dokumentide korrastamisel paigutatakse lõpetatud notari dokumendid eraldi toimikusse koondatult notari dokumentide loetelus nimetatud sarjade kaupa.
(3)
(1) Notar koondab arhiiviväärtusega dokumendid ja üle kümneaastase säilitustähtajaga dokumendid kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise lõppu notaribüroo või mitme notaribüroo arhiiviruumi või annab need üle Notarite Koja arhiivihoidlasse.
(2) Notari dokumente, millega seotud asjaajamine ei ole veel lõppenud või mis ei ole koondatud käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud arhiiviruumi või -hoidlasse, hoiab notar lukustatavas kapis või dokumentide hoidmiseks eraldatud ruumis.
(3) Arhiiviruum ja arhiivihoidla peavad vastama „Arhiivieeskirjas” sätestatud nõuetele.
(1) Ametis olev notar annab riigiarhiivis säilitamisele kuuluvad notari dokumendid riigiarhiivile üle viie aasta jooksul pärast „Arhiiviseaduses” sätestatud üleandmise kohustuse tekkimist.
(2) Notari dokumendid antakse üle vastavalt „Notariaadiseaduses”, „Arhiiviseaduses” ja „Arhiivieeskirjas” sätestatule.
(3) Notari dokumendid hävitatakse vastavalt „Arhiiviseaduses” ja „Arhiivieeskirjas” sätestatule.
(1) Järelevalvet notari ametitegevuse üle teostatakse kohapealse kontrollimise teel ning notarilt saadud materjalide ja andmete abil.
(2) Järelevalve teostamine ei tohi olulisel määral häirida notaribüroo tööd klientide teenindamisel.
(1) Järelevalvet notari ametitegevuse üle teostavad Justiits- ja Digiministeerium ja Notarite Koda. Notarite Koda teostab järelevalvet rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktide nõuete täitmise üle. Notarite Koja eestseisus kinnitab iga-aastase kontrolliplaani ja võib vastu võtta järelevalvelise tegevusega seotud juhendeid ja kordasid.
(2) Kehtetu
(3) Järelevalvet teostav isik on kohustatud saladuses hoidma talle seoses ametitegevusega teatavaks saanud andmeid.
(4) Lõikes 1 nimetatud kontrolliplaani saadab Notarite Koda viivitamata teadmiseks Justiits- ja Digiministeeriumile.
1) Järelevalve objektiks on:
1) notari ja tema büroo töökorraldus;
2) tööks vajalike vahendite olemasolu ja kättesaadavus;
3) isikuandmete elektrooniline töötlus notaribüroos;
4) ametitegevuse raamatu ja muude raamatute pidamine;
5) notari dokumentide vormistamine ja pitseerimine;
6) hoiustamine;
7) notari dokumentide arhiveerimine;
8) juurdepääsu olemasolu elektroonilistele registritele ja päringute tegemise korraldus;
9) ametitoimingus osalejate esindamine kohtu- ja haldusasutustes;
10) notari tasu võtmise õigsus;
11) ametikindlustuse olemasolu;
12) „Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse” ja selle alusel kehtestatud õigusaktide nõuete täitmine.
(1) Järelevalve notari ametitegevuse üle toimub korralise kontrolli, erakorralise kontrolli või järelkontrollina.
(2) Esimene korraline kontroll notari ametitegevuse üle korraldatakse teise ametiaasta jooksul.
(3) Erakorraline kontroll korraldatakse põhjendatud juhtudel, kui on alust arvata, et notari ametitegevuses esineb olulisi kiiret kõrvaldamist vajavaid puudusi.
(4) Järelkontroll korraldatakse, et kontrollida korralise kontrolliga avastatud puuduste kõrvaldamist ja korralise kontrolli tulemuste alusel antud ettekirjutuste ja juhiste nõuetekohast täitmist.
(5)
(6)
(1) Korralisest kontrollist teatatakse notarile või notari asendajale ja Notarite Kojale ette vähemalt kaks nädalat enne selle algust.
(2) Erakorralisest kontrollist ja järelkontrollist ei pea ette teatama.
(1) Notar on kohustatud kontrolli käigus osutama igakülgset abi ja andma järelevalve teostamise jaoks vajalikku teavet.
(2) Notar on kohustatud esitama järelevalve käigus kontrollimiseks dokumendid, ametitegevuse raamatud ja muud ametitegevust kajastavad materjalid. Notar võimaldab kontrollijatele juurdepääsu digitaalsetele dokumentidele.
(3) Notar eraldab vajaduse korral järelevalvet teostavatele isikutele tööks ruumi.
(4) Notar ei ole kohustatud viibima kontrolli teostamise juures.
(5) Notar on kohustatud esitama valdkonna eest vastutavale ministrile tema nõudmisel oma ametitegevuse kohta kirjalikke selgitusi, mis on vajalikud ametitegevuse kontrolli teostamiseks.
(1) Kontrolli tulemusel koostatakse järelevalve akt, millele kirjutavad alla järelevalvet teostanud isikud.
(2) Kui mõnel järelevalvet teostanud isikul on eriarvamus, siis lisatakse see järelevalve aktile.
(3) Järelevalve akt esitatakse notarile tutvumiseks nelja nädala jooksul järelevalve lõppemisest arvates. Notarite Koja koostatud järelevalve akt saadetakse teadmiseks Justiits- ja Digiministeeriumile. Justiits- ja Digiministeeriumi järelevalve akt saadetakse teadmiseks Notarite Kojale.
(4) Notaril on õigus esitada kirjalikke selgitusi ja vastuväiteid kahe nädala jooksul järelevalve akti saamise päevast arvates.
(1) Järelevalve käigus tuvastatud ametitegevuse puuduste kõrvaldamiseks annavad Justiits- ja Digiministeerium ja Notarite Koja eestseisus juhiseid ja ettekirjutusi, mis on notarile täitmiseks kohustuslikud.
(2) Notarile ei tohi teha ettekirjutust õiguse rakendamiseks.
(3) Justiits- ja Digiministeeriumi antud juhised ja ettekirjutused tehakse viivitamata teatavaks notarile ja Notarite Kojale. Notarite Koja eestseisuse antud juhised ja ettekirjutused tehakse viivitamata teatavaks notarile ja Justiits- ja Digiministeeriumile.
(4) Kui notar ei järgi Justiits- ja Digiministeeriumi tehtud ettekirjutusi ja juhiseid või ei täida neid nõuetekohaselt, võib selle kohustuse rikkumine olla notari suhtes distsiplinaarmenetluse algatamise aluseks.
(5) Kui notar ei järgi Notarite Koja eestseisuse tehtud ettekirjutusi ja juhiseid või ei täida neid nõuetekohaselt, võib Notarite Koja eestseisus teha Notarite Koja aukohtule ettepaneku aukohtumenetluse algatamiseks.
(1) Valdkonna eest vastutav minister teostab järelevalvet Notarite Koja tegevuse õiguspärasuse üle.
(2) Valdkonna eest vastutavale ministrile esitatakse Notarite Koja koosoleku, eestseisuse ja aukohtu otsuste ärakirjad ning nõudmisel ka muud koja dokumendid.
(3) Notarite Koda esitab valdkonna eest vastutavale ministrile iga aasta 15. märtsiks aruande Notarite Koja, notarite ja notarikandidaatide lõppenud aasta tegevuse kohta ning Notarite Koja põhiliste ülesannete täitmise töökava ja aastaeelarve.
Notarite Koda esitab Justiits- ja Digiministeeriumile notarite ametitegevuse statistilise koondaruande aruandeperioodile järgneva kvartali esimese kuu jooksul. Aruandeperiood on kvartal.