Biel/Bienne · 1.5.2-4.4 · communal act
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In force since 2021-08-18, as the publisher states.
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1 Diese Verordnung regelt im Rahmen der Vorgaben des übergeordneten Rechts a. die Grundsätze für die Dokumenten- und Geschäftsverwaltung durch die Behörden der Stadt Biel (Stadt), b. die Behandlung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, namentlich die Archivierung, c. die Aufgaben des Stadtarchivs, d. den Zugang zu archivierten Unterlagen, e. die Zuständigkeiten. 2 Sie gilt für die ganze Stadt.
Propose a change1 Diese Verordnung hat zum Zweck a. den Behörden die ordnungs- und rechtmässige Bearbeitung von Geschäften zu ermöglichen, b. die verwaltungsübergreifende Bewirtschaftung der Dossiers zu erleichtern, c. die wirksame und effiziente Erfüllung der Aufgaben zu unterstützen, d. die Sicherung und Auffindbarkeit von Unterlagen zu gewährleisten, e. die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des behördlichen Handelns nach innen und aussen zu sichern, f. durch die dauernde Aufbewahrung archivwürdiger Unterlagen Grundlagen für die Forschung zu erhalten.
Propose a change1 Behörden im Sinn dieser Verordnung sind a. der Stadtrat und seine Kommissionen, b. das Stadtratssekretariat, c. der Gemeinderat und seine Kommissionen, d. die Stadtkanzlei, e. die Direktionen und ihre Organisationseinheiten, f. Dritte, soweit sie Aufgaben der Stadt erfüllen und zu diesem Zweck Zugriff auf das Geschäftsverwaltungssystem der Stadt erhalten. 2 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind. 3 Das Ordnungssystem bildet prozessorientiert die Aufgaben der Behörden in hierarchischer Struktur ab. Es ist Grundlage für die systematische Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung von Unterlagen. 4 Die Dokumenten- und Geschäftsverwaltung (Records Management) ist der Prozess der Erstellung, Registrierung, Benutzung, Verwaltung, Bewirtschaftung, Vernichtung und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen. 5 Das Geschäftsverwaltungssystem ist ein Informatiksystem für die Registrierung, Verwaltung, Indexierung und Kontrolle von Geschäften und Unterlagen. 6 Fachapplikationen sind elektronische Systeme, die für einen ganz bestimmten, zum Vornherein festgelegten Zweck benützt werden und besondere technische Spezifikationen aufweisen. 7 Metadaten sind Informationen über Unterlagen oder andere Daten, beispielsweise betreffend Ursprung, Systematik, Struktur, Inhalt, Zugriffsrechte und Lebenszyklus von Dokumenten und Geschäften. 8 Archivgut sind Unterlagen, die das Stadtarchiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen und für die amtliche (behördliche) und private Nutzung aufbereitet hat.
Propose a change1 Unterlagen müssen so verwaltet und archiviert werden, dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten und Unterlagen nach den Vorgaben der Gesetzgebung über den Datenschutz und die Information der Bevölkerung jederzeit gewährleistet sind. 2 Das Geschäftsverwaltungssystem gewährleistet die Datensicherheit in technischer Hinsicht.
Propose a change1 Die Behörden sind verantwortlich für die ordnungsgemässe Dokumenten- und Geschäftsverwaltung und die Ablieferung ihrer Unterlagen an das Stadtarchiv nach Massgabe dieser Verordnung. 2 Sie sorgen für die Vollständigkeit, die Integrität, die Authentizität, die Zuverlässigkeit und die Lesbarkeit sowie für die sichere und sachgerechte Aufbewahrung ihrer Unterlagen. 3 Sie treffen die erforderlichen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit (Art. 4).
Propose a change1 Die Behörden erstellen und bearbeiten ihre Unterlagen wenn immer möglich in digitaler Form. 2 Sie digitalisieren geschäftsrelevante Unterlagen in Papierform nach den Vorgaben des Stadtarchivs und vernichten diese anschliessend. Vorbehalten bleibt Absatz 3. 3 Unterlagen in analoger Form, namentlich in Papier, sind ausnahmsweise zulässig, wenn a. das übergeordnete Recht Schriftlichkeit verlangt, namentlich dann, wenn die erforderliche Rechtsverbindlichkeit nur mit handschriftlicher Unterschrift gewährleistet werden kann, oder b. eine Digitalisierung aus technischen Gründen nicht möglich ist oder mit unverhältnismässigem Aufwand verbunden wäre.
Propose a change1 Das Ordnungssystem bildet die Grundlage des Geschäftsverwaltungssystems nach Artikel 10 Absatz 1. Es ist diesem System elektronisch hinterlegt. 2 Es weist für alle Behörden eine einheitliche Systematik auf. Es muss angemessen ausbaufähig sein. 3 Es gliedert die Ablage der Geschäfte nach Aufgaben (Dossierprinzip). Es umfasst alle Aufgaben der Stadt. 4 Es weist verschiedene Ebenen auf. Die unterste Aufgabenebene ist die Rubrik. 5 Das Stadtarchiv legt fest, welche Medataden das Ordnungssystem auf Rubrikebene für die elektronische Bewirtschaftungs-, Zugriffs- und Lebenszyklussteuerung enthalten muss. Es entscheidet, ob die Rubrikeben weitere Metadaten entsprechend den Anforderungen des Ordnungssystems oder den Bedürfnissen der Behörden enthalten muss.
Propose a change1 Die für ein Geschäft erstellten oder beigezogenen Unterlagen werden samt einer Dokumentation des Geschäftsverlaufs in einem Dossier abgelegt. 2 Jedes Dossier ist einer Position des Ordnungssystems zugewiesen. 3 Dossiers können in Unterdossiers unterteilt werden.
Propose a change1 Die Behörden verwalten ihre Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 2 unabhängig vom Geschäftsverwaltungssystem, in welchem sie bearbeitet werden (Art. 10), nach dem einheitlichen Ordnungssystem gemäss Artikel 7. 2 Das Stadtarchiv entscheidet über Ausnahmen. Artikel 7 Absatz 2-4 gilt in jedem Fall. 3 Im Übrigen gelten für die Dokumentenverwaltung die Bestimmungen der ArchDV Gemeinden[3].
Propose a change1 Die Behörden bearbeiten ihre Unterlagen in dem durch den Gemeinderat bestimmten verwaltungsübergreifenden elektronischen Geschäftsverwaltungssystem. 2 Fachapplikationen werden so weit möglich in das Geschäftsverwaltungssystem gemäss Absatz 1 übernommen. 3 Für Fachapplikationen, welche aus technischen oder betrieblichen Gründen nicht ins Geschäftsverwaltungssystem gemäss Absatz 1 übernommen werden können, legen die Organisationsvorschriften fest, welche Unterlagen im elektronischen Geschäftsverwaltungssystem und welche in der Fachapplikation geführt werden. Alle Fachapplikationen werden im Ordnungssystem (Art. 7) als Rubrik oder Dossier abgebildet. 4 Die einwandfreie und rechtmässige Ablieferung der Unterlagen an das Stadtarchiv gemäss dieser Verordnung und der ArchDV Gemeinden)[4] muss in jedem Fall gewährleistet sein. 5 Geschäftsrelevante Unterlagen dürfen nicht gleichzeitig in mehreren Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden.
Propose a change1 Die Mindestaufbewahrungsfristen der Unterlagen richten sich nach Anhang 1 zur ArchDV Gemeinden[5]. 2 Für Unterlagen, für welche die ArchDV Gemeinden[6] keine besonderen Aufbewahrungsfristen vorsieht, legt das Stadtarchiv die Aufbewahrungsfristen fest.
Propose a change1 Die Behörden bieten ihre Unterlagen nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist dem Stadtarchiv zur Archivierung an. 2 Bestehen weder gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen noch schriftliche Vereinbarungen mit dem Stadtarchiv, bieten sie ihre Unterlagen dem Stadtarchiv spätestens nach Ablauf von zehn Jahren an. 3 Sind sie für eine bestimmte Aufgabe nicht mehr zuständig oder werden sie als Behörde aufgelöst oder aufgehoben, bieten sie dem Stadtarchiv die Unterlagen der bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossenen Geschäfte an. 4 Sie dürfen ohne Zustimmung des Stadtarchivs keine Unterlagen vernichten, löschen, auslagern oder veräussern. 5 Das Stadtarchiv kann die Aufbewahrungsfrist in begründeten Fällen über die Mindestaufbewahrungsfrist hinaus verlängern und die Behörden ermächtigen, die Unterlagen bei sich selber aufzubewahren. Die Unterlagen müssen nach den Anweisungen des Stadtarchivs identifiziert, in einem Verzeichnis erfasst und für das Stadtarchiv zugänglich sein .
Propose a change1 Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für a. die Sicherung der Interessen der Stadt, b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter, c. die Verwaltungstätigkeit der Behörden, d. die Rechtsetzung oder Rechtsanwendung, e. die Dokumentation der Tätigkeit und Organisation der Behörden, f. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder g. die Wissenschaft und Forschung. 2 Das Stadtarchiv legt zusammen mit den zuständigen Behörden fest, welche Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in das Stadtarchiv übernommen werden und welche Unterlagen zu vernichten oder zu löschen sind. 3 Die Aufnahme in das Stadtarchiv kann je nach Bedeutung der Unterlagen integral oder in dokumentierter, nach archivischen Kriterien definierter Auswahl erfolgen.
Propose a change1 Nicht archivwürdige Unterlagen werden nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist unwiederbringlich vernichtet bzw. im betreffenden elektronischen System gelöscht. 2 Die Behörden erstellen vor der Vernichtung oder Löschung ein Kassationsprotokoll. Das Protokoll enthält Angaben über a. den Zeitpunkt der Vernichtung oder Löschung (Datum), b. den Umfang der vernichteten oder gelöschten Unterlagen (Mengenangabe in Laufmetern oder Gigabytes), c. den Inhalt der vernichteten oder gelöschten Unterlagen (Gegenstand, bearbeitende Behörde und Zeitraum der Bearbeitung). 3 Das Kassationsprotokoll darf keine Rückschlüsse auf Personendaten erlauben. 4 Die Behörden unterbreiten das Kassationsprotokoll vor der Vernichtung oder Löschung dem Stadtarchiv zur Genehmigung. 5 Das Stadtarchiv bewahrt das Kassationsprotokoll dauernd und sicher auf.
Propose a change1 Die als archivwürdig bezeichneten Unterlagen (Art. 13 Abs. 2) müssen vollständig, in geordnetem Zustand und mit allen zugehörigen Metadaten, Dokumentationen und Hilfsmitteln an das Stadtarchiv abgeliefert werden. 2 Die zuständige Behörde kann mit dem Stadtarchiv schriftlich vereinbaren, dass Unterlagen in geeigneter Form an einem genau bezeichneten Ort ausserhalb der Räume des Stadtarchivs dauerhaft archiviert werden. Die Behörden arbeiten diese Unterlagen nach den Anweisungen des Stadtarchivs als Archivgut auf. 3 Die Ablieferung digitaler Unterlagen, die weder aus einem elektronischen Geschäftsverwaltungssystem noch aus einer Fachapplikation der Stadt ausserhalb dieses Systems stammen, ist nur ausnahmsweise und gestützt auf eine entsprechende Vereinbarung mit dem Stadtarchiv möglich. 4 Können Unterlagen aus technischen Gründen nicht in digitaler Form abgeliefert werden, druckt die Behörde alle als archivwürdig bezeichneten Unterlagen mit den zugehörigen Metadaten, Dokumentationen und Hilfsmitteln auf alterungsbeständigem Papier aus und liefert sie in dieser Form ab. 5 Die Behörde erstellt für jede Ablieferung ein digitales Ablieferungsverzeichnis mit Angaben über Inhalt, Laufzeit, Umfang und Einschränkungen der Zugänglichkeit der abgelieferten Unterlagen. 6 Mit der Ablieferung der Unterlagen geht die Datenhoheit auf das Stadtarchiv über, sofern die Behörde und das Stadtarchiv nichts anderes vereinbaren. 7 Das Stadtarchiv bestätigt den Übergang der Datenhoheit in einem Ablieferungsbericht.
Propose a change1 Das Stadtarchiv ist eine Dienststelle der Stadtkanzlei. Es wird durch die Stadtarchivarin oder den Stadtarchivar geleitet. 2 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber beaufsichtigt das Stadtarchiv.
Propose a change1 Das Stadtarchiv bewahrt archivwürdige Unterlagen der Behörden der Stadt Biel dauernd auf. 2 Das Stadtarchiv a. bewahrt das schriftliche, fotografische und audiovisuelle Erbe der Stadt Biel unbefristet auf und sorgt für den dauernden Bestand aller Unterlagen, die für die Stadt von rechtlicher, wirtschaftlicher, gesellschaftlicher oder historischer Bedeutung sind, b. entscheidet in Absprache mit den für das Geschäft zuständigen Behörden über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, c. sorgt durch angemessene organisatorische und technische Massnahmen dafür, dass das Archivgut vor vermeidbaren Schäden, unerlaubter Entfernung oder unberechtigter Einsichtnahme geschützt wird, d. sorgt für die fachgerechte und sichere Aufbewahrung, Erschliessung und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen, e. führt Dokumentationen mit nichtamtlichem Informations- und Quellenmaterial über die Stadt Biel, f. führt eine Handbibliothek als Arbeitsinstrument für die Archivarinnen und Archivare sowie für die Archivbenutzenden, und es erwirbt Publikationen zur Geschichte der Stadt Biel, g. sorgt durch angemessene organisatorische und technische Massnahmen dafür, dass das Archivgut unter Einhaltung des Datenschutzes der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird, h. berät und schult die Behörden in Fragen betreffend die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen sowie die periodische Ablieferung von Unterlagen an das Stadtarchiv, i. macht der Öffentlichkeit ausgewähltes Archivgut im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen im Internet zugänglich und berät Behörden und Private bei der Benützung, j. macht geschichtliche Ereignisse und Persönlichkeiten der Stadt Biel bekannt und beteiligt sich an wissenschaftlichen Untersuchungen, Publikationen, Ausstellungen und anderen Vorhaben. 3 Es hat Zugang zu allen Unterlagen der Behörden, soweit dies für die sachgerechte und wirtschaftliche Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.
Propose a change1 Das Stadtarchiv übernimmt, archiviert, erschliesst und vermittelt Unterlagen privater Herkunft (Privatarchive), soweit diese als Ergänzung zur behördlichen Tätigkeit oder für die Geschichte der Stadt Biel von Bedeutung sind. 2 Es vereinbart mit den Privaten schriftlich die Modalitäten für die Übernahme und die Aufbewahrung der Unterlagen und den Zugang zu diesen. 3 Vorbehalten bleiben die finanzrechtlichen Zuständigkeiten, namentlich betreffend die Annahme von Schenkungen und Erbschaften. Über die Annahme von Schenkungen und Erbschaften ohne oder mit geringem Wert, deren Annahme keine Zusatzkosten verursacht, entscheidet das Stadtarchiv in eigener Kompetenz.
Propose a change1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit nach den Bestimmungen der Artikel 16–25 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG)[7] zur Einsichtnahme zur Verfügung. 2 Zugänglich sind nur erschlossene Bestände. 3 Archivgut in analoger Form kann grundsätzlich nur im Stadtarchiv eingesehen werden. 4 Das Stadtarchiv kann anstelle von Originalen Reproduktionen (Mikroformen, Digitalisate und dergleichen) für die Einsicht zur Verfügung stellen, wenn dies zum Schutz des Archivguts notwendig ist. 5 Es kann Archivgut auf Anfrage hin in begründeten Fällen, beispielsweise zu Ausstellungszwecken, für eine bestimmte Zeit ausleihen. Die Ausleihenden sind dafür verantwortlich, dass das Archivgut vollständig, unversehrt und in der ursprünglichen Ordnung wieder an das Stadtarchiv zurückgelangt.
Propose a change1 Private dürfen das Archivgut zu privaten Zwecken (Eigengebrauch) benützen. Verfügen Dritte über Urheber- oder andere Rechte am Archivgut, ist das Einholen der entsprechenden Berechtigung Sache der Benützenden. 2 Archivgut des Stadtarchivs muss in allen Werken durch korrektes und vollständiges Zitieren (Stadtarchiv mit Angabe der Signatur, Titel und Laufzeit) nachgewiesen werden. Ist es urheberrechtlich geschützt, muss auch der Name der Urheberin oder des Urhebers korrekt und vollständig genannt werden. 3 Das Stadtarchiv hat Anspruch auf die unentgeltliche Abgabe eines Belegexemplars von Werken, deren Inhalt in wesentlichen Teilen auf einer Benutzung von Archivgut des Stadtarchivs beruht.
Propose a change1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Angaben in Unterlagen, kann sie eine schriftliche Gegendarstellung formulieren. Diese wird dem Archivgut beigefügt.
Propose a change1 Das Stadtarchiv regelt die Benützung seiner Bestände in einer Benützungsordnung. 2 Es kann bei Verstössen das Benützungsrecht entziehen oder einschränken.
Propose a change1 Die Einsichtnahme in Archivgut ist grundsätzlich unentgeltlich. 2 Für besondere Leistungen kann die Stadt Gebühren gemäss Anhang 1 der Gebührenverordnung vom 29. Oktober 2014[8] erheben.
Propose a change1 Der Gemeinderat entscheidet auf Antrag der Finanzdirektion, welches Geschäftsverwaltungssystem eingesetzt wird (Art. 10 Abs. 1). 2 Vorbehalten bleiben die Ausgabenzuständigkeiten gemäss der Stadtordnung[9].
Propose a change1 Die Stadtkanzlei überwacht und gewährleistet die Dokumenten- und Geschäftsverwaltung gemäss dieser Verordnung für die Geschäfte, welche dem Gemeinderat, dem Stadtrat oder den Stimmberechtigten zu unterbreiten sind. 2 Sie bestimmt in Zusammenarbeit mit der Konferenz der Generalsekretärinnen und Generalsekretäre die Eigenschaften und die Entwicklungs- und Implementierungsziele des Geschäftsverwaltungssystems (Art. 10 Abs. 1). 3 Sie legt in Organisationsvorschriften die Prozesse und Zuständigkeiten der Behörden für die Geschäftsverwaltung nach den Bestimmungen dieser Verordnung verbindlich fest.
Propose a change1 Das Stadtarchiv beaufsichtigt und berät die Behörden in Bezug auf die Verwaltung ihrer Unterlagen. 2 Es erstellt, pflegt und erweitert bei Bedarf das Ordnungssystem und legt fest, welche Metadaten die Rubrikebene für die einzelnen Behörden enthalten muss (Art. 7 Abs. 5). Es berücksichtigt die Bedürfnisse der betroffenen Behörden. 3 Es erarbeitet, ergänzt und revidiert die Organisationsvorschriften der Stadtkanzlei und stellt dieser entsprechende Anträge (Art. 25 Abs. 3). 4 Es kann im Rahmen seiner Zuständigkeiten Richtlinien erlassen, namentlich zur Ergänzung der Organisationsvorschriften. 5 Es entscheidet über Ausnahmen von der Dokumentenverwaltung nach dem einheitlichen Ordnungssystem (Art. 9 Abs. 2). 6 Es nimmt weitere Aufgaben nach Massgabe dieser Verordnung wahr.
Propose a change1 Die Abteilung Informatik und Logistik ist zuständig für den technischen Einsatz, Unterhalt und Ausbau des Geschäftsverwaltungssystems (Art. 10 Abs. 1) nach den Vorgaben der Stadtkanzlei gemäss Artikel 25 Absatz 2. 2 Sie unterstützt die Organisationseinheiten in der Anwendung dieses Systems und sorgt soweit erforderlich für deren Schulung.
Propose a change1 Die einzelnen Behörden sind verantwortlich für die ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen und Geschäfte gemäss dieser Verordnung und den weiteren anwendbaren Vorschriften, namentlich in der ArchDV Gemeinden[10]. 2 Sie bezeichnen eine für die Dokumenten- und Geschäftsverwaltung verantwortliche Person und melden diese dem Stadtarchiv. 3 Die bezeichnete verantwortliche Person sorgt für ihre Behörde namentlich für die ordnungsgemässe Bearbeitung und Ablage der Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem, für die fristgerechte Aussonderung nicht geschäftsrelevanter Unterlagen und den Abschluss der Dossiers sowie für die ordnungsgemässe Ablieferung archivwürdiger Unterlagen an das Stadtarchiv.
Propose a change1 Der Gemeinderat legt durch einfachen Beschluss den Zeitpunkt fest, ab welchem das Ordnungssystem nach Artikel 7 von allen Behörden als einzige Ablagestruktur sämtlicher von ihnen verwalteter Unterlagen benutzt werden muss. Vorbehalten bleibt Artikel 9 Absatz 2. 2 Der Gemeinderat legt zudem den Zeitpunkt fest, ab welchem alle Behörden ihre Unterlagen in dem von ihm bestimmten einheitlichen Geschäftsverwaltungssystem bearbeiten müssen.
Propose a change1 Diese Verordnung tritt mit ihrer Genehmigung durch den Gemeinderat in Kraft und ersetzt die Verordnung über die Archivierung in der Stadtverwaltung Biel.
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