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Verordnung zum Reglement über die Organisation der Stadtverwaltung Luzern (Organisationsverordnung)

Luzern (city) · 0.5.1.1.2 · ordinance

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Contents: 54 provisions

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54 provisions

Art. 1 I. Allgemeine Bestimmung

Grundsatz Diese Verordnung regelt die Organisation der Stadtverwaltung Luzern, soweit sie nicht in speziellen Erlassen geordnet ist.

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Art. 2 II. Stadtrat

Stadtratsausschüsse Bei der Bildung von ständigen Stadtratsausschüssen legt der Stadtrat die massgeblichen Bestandteile, wie Zusammensetzung, Auftrag, Kompetenzen und Berichterstattung, in einem Beschluss fest.

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Art. 3

12 Delegationen in Institutionen 1 Soweit nicht der Grosse Stadtrat zuständig ist, bestimmt der Stadtrat die ständigen Delegationen von städtischen Vertreterinnen und Vertretern in Institutionen. Bei der Delegation ist die Geschlechterquote gemäss Art. 3a Abs. 2 zu beachten. 2 Er regelt die Ablieferung von allfälligen Entschädigungen an die Stadt, welche die Institutionen den städtischen Vertreterinnen und Vertretern ausrichten, und legt fest, wie diese Bericht zu erstatten haben.

Propose a change

Art. 3a

13 Geschlechterquote 1 Kommissionen, Projektgruppen, Jurys und andere Entscheidungs- und Beratungsgremien, die vom Stadtrat eingesetzt werden, müssen nach Möglichkeit mit einer Geschlechterquote von mindestens einem Drittel zusammengesetzt sein. 2 Bei externen Gremien mit einer Vertretung der Stadt Luzern, insbesondere als Organ eines Vereins- und Verbandsvorstandes, als Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft oder als Mitglied einer bedeutenden Projektsteuerung, wird für jedes Geschlecht ein Anteil von mindestens einem 12 Fassung gemäss Änderung vom 15. April 2015, in Kraft seit 1. Mai 2015. 13 Eingefügt durch Änderung vom 15. April 2015, in Kraft seit 1. Mai 2015. Seite 4/46 Drittel angestrebt. Das Geschlecht ist neben anderen relevanten Kriterien ein weiteres, gleichwertiges Beurteilungskriterium. Der Stadtrat nimmt die entsprechenden Delegationen vor bzw. beantragt sie beim Grossen Stadtrat, falls dieser für eine Delegation zuständig ist.

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Art. 4

14 Teilungsbehörde 1 Die Finanzdirektorin oder der Finanzdirektor und die Leiterin oder der Leiter des Teilungsamts bilden die Teilungsbehörde gemäss Einführungsgesetz zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch 15. 2 Die Übertragung von Aufgaben des Stadtrates an das Teilungsamt gemäss § 9 Abs. 3 des Einführungsgesetzes zum schweizerischen Zivilgesetzbuch vom 20. November 2000 richtet sich nach Art. 40.

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Art. 5

16 Versteigerungsbehörde Versteigerungsbehörde für die freiwilligen öffentlichen Versteigerungen auf Stadtgebiet ist das Teilungsamt. Es kann dem Betreibungsamt die Versteigerung von Fahrnissachen übertragen.

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Art. 6

17 Besoldungen und Ruhegehaltsansprüche der Mitglieder des Stadtrates 1 Die Besoldungsangelegenheiten sowie die Ruhegehaltsansprüche der Mitglieder des Stadtrates werden von der Dienstabteilung Personal betreut. 2 Die Dienstabteilung Personal nimmt für die Berechnung der Ruhegehaltsansprüche die Dienste der Pensionskasse Stadt Luzern in Anspruch. 3 Allfällig notwendige Rückstellungen werden in Zusammenarbeit mit der Stadtbuchhaltung vorgenommen. 14 Fassung gemäss Änderung vom 19. Mai 2004, in Kraft seit 1. Juni 2004. 15 SRL Nr. 200 16 Fassung gemäss Änderung vom 30. Januar 2013, in Kraft seit 1. Februar 2013. 17 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 7 Seite 5/46

18 Stabsstelle des Stadtrates / Stadtkanzlei 1 Die Stadtkanzlei (SK) als Stabsstelle des Stadtrates untersteht als Dienstabteilung administrativ der Stadtpräsidentin oder dem Stadtpräsidenten. 2 Die Stadtkanzlei unterstützt den Stadtrat bei der Erfüllung seiner Aufgaben, insbesondere durch Kanzleidienste, Organisation von Empfängen, Informations- und Öffentlichkeitsarbeit, Stadtmarketing, Datenschutz und Archivierung. 3 Sie stellt die rechtliche Beratung des Stadtrates und der städtischen Verwaltung, namentlich in den Bereichen Parlamentsrecht und Volksrechte sowie bei direktionsübergreifenden Rechtsfragen, sicher. 4 Sie führt eine Eingangs- und Überweisungskontrolle über alle Eingaben an den Stadtrat und weist diese zur Bearbeitung bzw. Instruktion einer oder mehreren Direktionen zu. Sind mehrere Direktionen betroffen, bezeichnet sie eine federführende Direktion. Ist die Zuständigkeit streitig, entscheidet der Stadtrat. 5 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber hat das Recht, Geschäfte für die Sitzungen des Stadtrates traktandieren zu lassen.

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Art. 8 III. Direktionen

19 Allgemeine Aufgaben 1 Die Direktion nimmt die strategische und finanzielle Führung in ihrem Aufgabenbereich wahr. 2 Die Direktorin oder der Direktor führt die ihr oder ihm unterstellten Dienstabteilungen. 3 Sie oder er traktandiert die Geschäfte für die Sitzungen des Stadtrates. 18–19 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 9 Seite 6/46

20 Aufgaben der Direktionen im Einzelnen Die Direktionen sind für folgende Aufgabenbereiche zuständig: Baudirektion BD – Städtische Liegenschaften des Verwaltungsvermögens ohne Bespielung der Aussenflächen – Städtische Liegenschaften des Finanzvermögens – Städtebau – Baugesuche – Denkmalpflege und Kulturgüterschutz – Raumstrategie für gesamte Stadt und Teilgebiete – Wohnraumpolitik – Nutzungsplanung – Strategien Nutzung und Gestaltung öffentlicher Raum – Leitungs- und Vermessungswesen Bildungsdirektion BID – Volksschule – Schuldienste – Schülerbetreuung – Schulgesundheit – Musikschule – Erwachsenenbildung – Kultur- und Sportförderung – Bibliothekswesen Finanzdirektion FD – Finanzhaushalt – Finanzvermögen – Steuern – Informatik – Teilungswesen – Wirtschaftsfragen – Versicherungen und Koordination Risikomanagement – Personalvorsorge – Landwirtschaft – Schiess- und Jagdwesen 20 Fassung gemäss Änderung vom 27. Mai 2026, in Kraft seit 1. August 2026. Seite 7/46 Umwelt- und Mobilitätsdirektion UMD – Eventkoordination und Bewilligungen im Stadtraum – Forstwesen – Friedhof- und Bestattungswesen – Kehricht- und Werkstoffentsorgung – Märkte – Naturgefahren – Sauberkeit auf öffentlichem Grund – Siedlungsentwässerung – Strassen, Brücken, Grünanlagen, Spiel- und Sportplätze – Taxiwesen – Transportwesen öffentlicher Verkehr – Umweltschutz und Umweltberatung, Energiefragen – Verkehr Sozial- und Sicherheitsdirektion SOSID – Sozialwesen – Sozialhilfe – Sozialversicherung – Kinder Jugend Familie – Kinder- und Jugendsiedlung Utenberg – Pflegeversorgung – Gesundheit – Altersfragen – Kindes- und Erwachsenenschutz – Niederlassungswesen – Bürgerrechtswesen – Wahlen und Abstimmungen – Zivilstandswesen – Schutz und Sicherheit – Zivilschutz – Feuerschutz – Wirtschaftliche Landesversorgung – Integration – Quartierentwicklung

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Art. 10 Seite 8/46

21 Stabsstelle der Direktion 1 Die Stabsstelle der Direktion wird von der Stabschefin oder dem Stabschef geleitet. Sie hat insbesondere folgende Funktionen und Aufgaben: a. Allgemeine Anlaufstelle der Direktion; b. Unterstützung der Direktion im Bereich Management, Strategie, Planung, Steuerung und Controlling; c. Unterstützung der Direktorin oder des Direktors in der Funktion als Mitglied des Stadtrates (Vor- und Nachbereitung der Stadtratssitzungen); d. Übernahme von Repräsentationsaufgaben für die Direktorin oder den Direktor; e. Unterstützung der Dienstabteilungen im Sinne von Coaching, insbesondere in Managementfragen; f. Planung und Koordination der Tätigkeit der Direktion, namentlich zwischen den eigenen Dienstabteilungen, mit den anderen Direktionen und mit externen Partnern; g. Kommunikation gemäss der Verordnung über die Kommunikation in der Stadtverwaltung Luzern. 2 Der Stabsstelle können Linienaufgaben übertragen werden, wenn a. es sich um eine neue Aufgabe handelt, deren Entwicklung noch offen ist und die noch nicht klar einer bestehenden Dienstabteilung zugeordnet werden kann, b. das Volumen einer Aufgabe relativ gering ist oder sie vom Charakter her nicht zu einer Dienstabteilung passt, c. es sich um eine befristete Aufgabe, namentlich um ein Projekt, handelt oder d. die Direktorin oder der Direktor dies aufgrund von deren ausserordentlichen Bedeutung als angezeigt erachtet. 3 Die Stabschefinnen und Stabschefs können beauftragt werden, die von der Direktorin oder dem Direktor getroffenen Anordnungen umzusetzen. 21 Fassung gemäss Änderung vom 12. März 2008, in Kraft seit 1. April 2008.

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Art. 11 Seite 9/46

22 Präsidiales 1 Die präsidialen Aufgaben sind integraler Bestandteil des Stabs jener Direktion, deren Direktorin oder Direktor zugleich Stadtpräsidentin oder Stadtpräsident ist. 2 Der zuständige Direktionsstab erfüllt folgende Aufgaben: a. Vorbereitung und Begleitung der Stadtpräsidentin oder des Stadtpräsidenten bei der Wahrung von Repräsentationsaufgaben; b. Allgemeine Beziehungspflege zu den Behörden und Privaten, insbesondere in Nachbargemeinden und Partnerstädten; c. Fachstelle Gleichstellung; d. Internationale Beziehungen; e. Solidaritätsbeiträge; f. Betreuung besonderer Projekte.

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Art. 12

Geschäftsleitung 1 Jede Direktion hat eine Geschäftsleitung. 2 Sie setzt sich zusammen aus a. der Direktorin oder dem Direktor, b. der Stabschefin oder dem Stabschef, c. der Verantwortlichen oder dem Verantwortlichen für Finanzen und Controlling (VFC) in der Direktion und d. den von der Direktorin oder dem Direktor bezeichneten mitarbeitenden Personen der Direktion. 3 Sie bildet das strategische Planungs- und Koordinationsgremium auf Stufe Direktion und befasst sich mit zentralen Fragen aus deren Aufgabengebiet.

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Art. 13

Führungs-, Koordinations- und Informationsinstrumente 1 Die Direktorinnen und Direktoren stellen die Führung, die Koordination und den Informationsaustausch innerhalb der Direktion sicher. 2 Sie sehen dafür insbesondere regelmässige Zusammenkünfte vor. Daran nehmen die Mitglieder der Geschäftsleitung und allfällige weitere, von der Direktorin oder dem Direktor bezeichnete mitarbeitende Personen der Direktion teil. 22 Fassung gemäss Änderung vom 21. August 2024, in Kraft seit 1. September 2024. Seite 10/46

Propose a change

Art. 14 IV. Dienstabteilungen

23 Festlegung, Bezeichnung und Zuordnung zu den einzelnen Direktionen Die Direktionen gliedern sich in nachstehende Dienstabteilungen: a. Baudirektion (BD) – Stab Baudirektion (SBD); – Stadtplanung (SPL); – Baubewilligungen (BB); – Städtebau (SBA); – Immobilien (IMMO); – Geoinformationszentrum (GIS); b. Bildungsdirektion (BID) – Stab Bildungsdirektion (SBID); – Volksschule (VS); – Musikschule (MSL); – Kultur und Sport (KUS); c. Finanzdirektion (FD) – Stab Finanzdirektion (SFD); – Finanzverwaltung (FV); – Steueramt (STA); – Teilungsamt (TA); – Zentrale Informatikdienste (ZID); – Betreibungsamt (BA) (administrative Unterstellung). d. Umwelt- und Mobilitätsdirektion (UMD) – Stab Umwelt- und Mobilitätsdirektion (SUMD); – Stadtraum und Veranstaltungen (STAV); – Umweltschutz (UWS); – Tiefbauamt (TBA); e. Sozial- und Sicherheitsdirektion (SOSID) – Stab Sozial- und Sicherheitsdirektion (SSOSID); – Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB); – Soziale Dienste (SD); – Alter und Gesundheit (AGES); – Kinder Jugend Familie (KJF); – Quartiere und Integration (QUIN); – Bevölkerungsdienste (BVD); – Feuerwehr (FW). 23 Fassung gemäss Änderung vom 12. März 2025, in Kraft seit 1. Januar 2026.

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Art. 15 Seite 11/46

Aufgaben 1 Die Dienstabteilungen erfüllen die ihnen aufgrund von Art. 9 in Verbindung mit Art. 14 zugeordneten Aufgaben in Abstimmung mit der Direktorin oder dem Direktor. 2 Die Direktorin oder der Direktor entscheidet über die Zuweisung von Aufgaben der Direktion, deren Zuordnung nicht klar ist, an eine Dienstabteilung.

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Art. 16

24 Organisation 1 Die Dienstabteilungen werden von einer Dienstchefin oder einem Dienstchef geleitet. 2 Sie sind für die Organisation ihrer Dienstabteilung zuständig. Die Direktorin oder der Direktor kann Rahmenbedingungen festlegen. 3 Die Dienstabteilungen können in Bereiche und diese in Ressorts gegliedert werden. In Ausnahmefällen kann ein Ressort direkt einer Dienstabteilung unterstellt werden. 4 Die Organisation der Dienstabteilung ist in einem Organigramm festzuhalten. 5 Die wichtigsten Geschäftsprozesse sind einheitlich zu dokumentieren. Die Dienstabteilung Personal definiert Standards und unterstützt die Dienstabteilungen in der Umsetzung. Fachspezifische Ausprägungen sind möglich. Die Dokumentation ist nachzuführen.

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Art. 17

25 Dienstabteilung Personal 1 Die Aufgaben der Dienstabteilung Personal (PA) werden im Personalreglement, in der dazugehörenden Personalverordnung und in der Informatik- und Digitalverordnung geregelt. 2 Die Dienstabteilung Personal ist derjenigen Direktion unterstellt, welche die Stadtpräsidentin oder der Stadtpräsident leitet. Sofern die Stadtpräsidentin oder der Stadtpräsident der Finanzdirektion vorsteht, untersteht die Dienstabteilung Personal derjenigen Direktion, die von der Vizepräsidentin oder dem Vizepräsidenten des Stadtrates geleitet wird. 24–25 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 26 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020.

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Art. 18 Seite 12/46

26 Zentrale Informatikdienste 1 Die Dienstabteilung Zentrale Informatikdienste (ZID) ist die Fachstelle für Informatik in der Stadtverwaltung. 2 Die Aufgaben der Dienstabteilung Zentrale Informatikdienste werden in der Informatik- und Digitalverordnung geregelt. 3 Die Dienstabteilung Zentrale Informatikdienste berät die Direktionen und Dienstabteilungen im effizienten und effektiven Einsatz vom Informatikmitteln.

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Art. 18a

27 Dienstabteilung Digital 1 Die Dienstabteilung Digital ist die Fachstelle für die digitale Transformation der Stadtverwaltung. 2 Die Dienstabteilung Digital ist derjenigen Direktion unterstellt, welche die Stadtpräsidentin oder der Stadtpräsident leitet. 3 Die Aufgaben der Dienstabteilung Digital werden in der Informatik- und Digitalverordnung geregelt. V. Kommissionen 1. Allgemeines

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Art. 19

28 Kategorien 1 Der Stadtrat setzt ständige und nicht ständige Fachkommissionen sowie ständige Kommissionen mit Querschnittsaufgaben ein. Bei der Zusammensetzung ist die Geschlechterquote gemäss Art. 3a Abs. 1 zu beachten. Vorbehalten bleibt die Einsetzung durch ein anderes Gremium gemäss den Bestimmungen einer speziellen Verordnung. 2 Er ordnet die Fachkommissionen, insbesondere deren Aufgaben, Zusammensetzung, Amtsdauer und Berichterstattung, separat. Die ständigen Fachkommissionen sind in einer Verordnung zu regeln. 29 26 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 27 Eingefügt durch Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 28 Fassung gemäss Änderung vom 15. April 2015, in Kraft seit 1. Mai 2015. 29 Für eine Zusammenstellung der ständigen Fachkommissionen vgl. Anhang.

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Art. 20 Seite 13/46

Sitzungsgelder und Entschädigungen Der Stadtrat regelt die Sitzungsgelder und Entschädigungen der Mitglieder der stadträtlichen Kommissionen in einer separaten Verordnung. 2. Kommissionen mit Querschnittsaufgaben

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Art. 21

30 Allgemeines 1 Es bestehen folgende stadträtliche Kommissionen mit Querschnittsaufgaben: a. Konferenz der Stabschefinnen und Stabschefs; b. Strategiegremium Stadt Luzern Digital; c. Stellenplankommission. 2 Soweit diese Verordnung nichts anderes bestimmt, konstituieren und organisieren sich die Kommissionen gemäss Abs. 1 selbst. 3 Nach Bedarf können neben den ständigen Mitgliedern weitere mitarbeitende Personen zu den Sitzungen der Kommissionen hinzugezogen werden. Betroffene sind in jedem Fall anzuhören.

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Art. 22

31 Konferenz der Stabschefinnen und Stabschefs 1 Die Konferenz der Stabschefinnen und Stabschefs ist das oberste Planungsgremium des Stadtrates. Sie nimmt in folgenden Bereichen die materielle und formelle Koordination wahr: a. Behandlung von Strategiefragen (u. a. Gemeindestrategie mit Legislaturprogramm); b. Aufgaben- und Finanzplanung mit Legislaturzielen und Massnahmen inkl. Jahresplanung und Berichtswesen; c. Wichtige Vorhaben und Projekte sowie Prozesse von übergeordneter Bedeutung; d. Vorbereitung der Stadtratssitzungen. 2 Die Konferenz der Stabschefinnen und Stabschefs beschäftigt sich mit übergeordneten Management- und Organisationsfragen. Sie ist dabei Ansprechpartnerin für die Querschnittsabteilungen. 3 Die Konferenz der Stabschefinnen und Stabschefs setzt sich aus der Stadtschreiberin oder dem Stadtschreiber (Vorsitz) und den Stabschefinnen und Stabschefs zusammen. 30 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 31 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 23 Seite 14/46

32 Strategiegremium Stadt Luzern Digital 1 Der Stadtrat übt die strategische Führung im Bereich der städtischen Informatik und Digitalisierung aus. Dem Strategiegremium Stadt Luzern Digital obliegen Vorbereitung und Umsetzung der Strategie. 2 Die Organisation des Strategiegremiums sowie dessen Aufgaben und Kompetenzen werden in der Informatik- und Digitalverordnung geregelt. Dort wird ebenfalls geregelt, wie es bei seiner Arbeit durch weitere Gremien unterstützt wird.

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Art. 24

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Art. 25

Stellenplankommission 1 Die Stellenplankommission hat insbesondere folgende Aufgaben: a. Überprüfung der Gesuche um Neueinreihung, Schaffung oder Aufhebung von Stellen; b. Überwachung der Stellen- und Organisationspläne bezüglich Stellenanzahl und Stelleneinreihung. 2 Das Weitere, insbesondere die Zusammensetzung der Stellenplankommission, wird in der Personalverordnung geregelt.

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Art. 26 VI. Zusammenarbeit in der Verwaltung

Koordination / Kompetenzkonflikte 1 Fällt ein Geschäft in den Bereich mehrerer Direktionen, sorgen die Beteiligten von sich aus für die gegenseitige Information und Koordination. Die zur Hauptsache beteiligte Direktion übernimmt die Federführung für das Geschäft. 2 Ist die Zuständigkeit streitig, entscheidet der Stadtrat.

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Art. 27

Arbeitsform 1 Die Dienstabteilungen entscheiden in ihrem gewohnten Aufgabenbereich über ihre Arbeitsweise. 2 Aufträge ausserhalb des gewohnten Aufgabenbereichs einer Dienstabteilung werden in der Regel als Projekte abgewickelt. 32 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 33 Aufgehoben durch Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 28 Seite 15/46

34 Projekte 1 Aufträge gemäss Art. 27 Abs. 2 sind namentlich dann als Projekte abzuwickeln, wenn a. sie im Aufgaben- und Finanzplan aufgenommen oder vom Stadtrat ausdrücklich als Projekte bezeichnet sind; b. die Thematik direktionsübergreifende Bedeutung hat; c. der Auftrag innerhalb der Direktion Signalcharakter hat oder die Arbeitsweise und die Arbeitsorganisation innerhalb der Direktion verändert. 2 Zuständig für die Durchführung von Projekten sind der Stadtrat oder die Direktionen. 3 Die Dienstabteilungen Digital, Personal und Zentrale Informatikdienste sind beauftragt, Projekte im organisatorischen, personellen und Informatikbereich aktiv zu unterstützen. Bei grösseren Vorhaben wirken sie in der Projektorganisation mit. 4 Innerhalb der Stadtverwaltung wird eine einheitliche, von der Dienstabteilung Digital koordinierte, Projektmanagementmethode praktiziert. Fachspezifische Ausprägungen sind möglich. 5 Die einsetzende Stelle nach Abs. 2 ist verantwortlich für die Einhaltung des Projektstandards. Sie hat ein geeignetes Projektcontrolling zu gewährleisten.

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Art. 29

35 Weisungen 1 Den Direktorinnen und Direktoren bzw. den Dienstchefinnen und Dienstchefs steht im Rahmen ihrer Zuständigkeit das dienstliche und fachliche Weisungsrecht zu. 2 Direktionsübergreifende Weisungen erlässt der Stadtrat. Abweichende Regelungen in andern Erlassen bleiben vorbehalten. 34 Fassung gemäss Änderung vom 11. März 2020, in Kraft seit 1. April 2020. 35 Fassung gemäss Änderung vom 15. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016.

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Art. 30 Seite 16/46

36 Mitbericht 1 Das Mitberichtsverfahren unter den Direktionen ist ein standardisiertes Verfahren zur Vorbereitung von Stadtratsgeschäften. 2 In folgenden Fällen ist vor der Traktandierung des Geschäfts zwingend ein Mitberichtsverfahren durchzuführen. Dabei gilt eine Mindestfrist von zehn Kalendertagen: Art des Geschäfts Einzubeziehende Stelle a. Finanzgeschäfte Finanzdirektion b. Geschäfte mit Co-Federführung (Antworten zu Vorstössen, Vernehmlassungen usw.) betreffende Direktion (Verantwortlich für das Mitberichtsverfahren ist die erstbezeichnete Stelle.) c. Neue rechtsetzende Erlasse oder Änderungen bestehender Erlasse (Reglemente, Verordnungen, Tarife usw.) Stadtkanzlei d. Geschäfte, die die Schaffung neuer Stellen zur Folge haben, sowie Geschäfte, die die Personalpolitik oder das Personalwesen betreffen Dienstabteilung Personal In allen übrigen Fällen ist ein Mitberichtsverfahren auf freiwilliger Basis möglich. 3 Das Mitberichtsverfahren ist mit einem von der Stadtkanzlei bereitgestellten Formular durchzuführen. Das ausgefüllte und visierte Formular ist dem Stadtratsgeschäft bei der Aktenauflage beizulegen. 4 Grundlage für das Mitberichtsverfahren bilden beschlussreife Geschäfte mit allen für die Beurteilung nötigen Unterlagen. Offene Fragen sind unter „Bemerkungen“ speziell zu erwähnen. Die Mindestfristen gemäss Abs. 2 sind einzuhalten. 5 Die Stabschefinnen oder Stabschefs haben die Durchführung des Mitberichtsverfahrens zu überwachen. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten: a. Fehlt ein gemäss Abs. 2 zwingender Mitbericht darf ein Geschäft nicht traktandiert werden. Dringliche Ausnahmefälle bleiben vorbehalten; b. Ist die Mindestfrist eingehalten, darf ein Geschäft traktandiert werden, auch wenn kein Mitbericht der einzubeziehenden Stelle vorliegt. 36 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 31 Seite 17/46

37 Information der zuständigen Behörden 1 Der Stadtrat informiert die zuständigen Behörden gemäss Personalrecht über wichtige Themen an Informationskonferenzen, die bei Bedarf stattfinden. 2 Die zuständigen Behörden werden jährlich unter Federführung der Dienstabteilung Personal zu einem Management-Treffen eingeladen. Dabei werden folgende Themen behandelt: – Vorstellen von wichtigen strategischen Entwicklungen der Stadt Luzern durch den Stadtrat und Diskussion mit den obersten Führungskräften; – Vorstellen der wichtigsten Veränderungen von Gemeindestrategie und Legislaturprogramm; – Behandeln von Themen im Bereich der Führungs- und Organisationsentwicklung; – Weiterbildung im Führungsbereich und im Führungshandeln; – Fachinputs durch Dritte zu aktuellen Themen; – Pflegen der direktionsübergreifenden Vernetzung unter den Führungskräften und dem Stadtrat.

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Art. 32 VII. Zeichnungs- und Anweisungsbefugnis

Zeichnungsbefugnis 1. Grundsatz 1 Die Zeichnungsbefugnis mit rechtsverbindlichen Wirkungen folgt der Zuständigkeit. Sie liegt bei derjenigen mitarbeitenden Person, welche die Verantwortung für die entsprechende Aufgabe trägt. 2 Die Direktionen erstellen ein Verzeichnis über die Zeichnungsberechtigungen und stellen dieses der Stadtkanzlei zu. Diese führt ein öffentliches Register der Zeichnungsberechtigten.

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Art. 33

2. Direktion Zeichnungsberechtigt für die Direktion sind die Direktorin oder der Direktor, deren Stellvertretung sowie die zuständige Stabschefin oder der zuständige Stabschef. 37 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018.

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Art. 34 Seite 18/46

38 3. Dienstabteilung 1 Die Dienstchefin oder der Dienstchef sowie deren oder dessen Stellvertretung ist für den ganzen Aufgabenbereich der Dienstabteilung zeichnungsberechtigt. 2 Weitere Zeichnungsberechtigte innerhalb der Dienstabteilung legt die Direktorin oder der Direktor auf Antrag der Dienstchefinnen und Dienstchefs fest. 3 Für bestimmte Sachgebiete kann Kollektivunterschrift festgelegt werden. Für Verträge, die finanzielle Verpflichtungen von Fr. 15'000.– und mehr auslösen, ist Kollektivunterschrift erforderlich. Bei Dienstabteilungen, bei denen keine weiteren Zeichnungsberechtigungen gemäss Abs. 2 festgelegt sind, unterzeichnen die Dienstchefin oder der Dienstchef und deren oder dessen Stellvertretung gemeinsam.

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Art. 34a

39 Anweisungsbefugnis 1 Jede Zahlung oder Verrechnung bedarf eines Beleges. Die materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit und die Anweisung zur Zahlung werden mit Visum zur Richtigkeit und Schlussvisum auf dem Beleg bestätigt. Das doppelte Visum ist auch bei möglicher Einzelunterschrift einzuhalten. 2 Die Funktionen der Anweisungsbefugnis (Schlussvisum) und der Zahlungserfassung sind personell zu trennen. 3 Die Anweisungsbefugnis zur Zahlung stimmt grundsätzlich mit der Zeichnungsbefugnis überein. Die Direktorin oder der Direktor kann abweichende Anweisungsbefugnisse vorsehen. 38 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018. 39 Fassung gemäss Änderung vom 15. Mai 2019, in Kraft seit 1. Juni 2019. Seite 19/46

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Art. 35 VIII. Information

40 Informationsgrundsätze 1 Jede Direktion oder Dienstabteilung ist in ihrem Verantwortungsbereich zuständig für die Informationsarbeit. 2 Diese Aufgabe und Kompetenz ist koordiniert durch die Stabsstelle der betreffenden Direktion und in enger Zusammenarbeit mit der für die Informations- und Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Stelle Kommunikation (KOMM) der Stadtkanzlei wahrzunehmen. 3 Der Stadtrat regelt das Nähere, namentlich die Informationsstellen und deren Kompetenzen, die Informationsregeln, -mittel sowie die -empfängerinnen und -empfänger in einer separaten Verordnung.

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Art. 36 IX. Schriftgut

Begriff Unter den Begriff Schriftgut fallen alle Dokumente und Datensätze, die im Zusammenhang mit dem Verwaltungsprozess durch die städtischen Behörden und die Verwaltung erstellt oder bearbeitet werden, dies unabhängig vom Informationsträger und einschliesslich der Hilfsmittel, die zu deren Verständnis und Benutzung notwendig sind.

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Art. 37

41 Erstellung und Verwaltung 1 Die in Art. 36 genannten Stellen bewahren das Schriftgut bis zur Ablieferung an das Stadtarchiv in geordneter Form auf und schützen es vor Beschädigung und Verlust. Dabei sind insbesondere folgende Grundsätze zu beachten: a. Geschäftsvorgänge müssen aus dem aufbewahrten Schriftgut jederzeit nachvollziehbar sein. Das Schriftgut muss zu diesem Zweck vollständig und verlässlich sein; b. Die Verlässlichkeit und Authentizität des abzuliefernden Schriftguts, insbesondere solches in elektronischer Form, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen; 40 Fassung gemäss Änderung vom 31. Oktober 2007, in Kraft seit 1. November 2007. 41 Fassung gemäss Änderung vom 20. Dezember 2017, in Kraft seit 1. Januar 2018. Seite 20/46 c. Es sind alterungsbeständige Informationsträger zu verwenden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten. Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel dürfen den Informationsträger nicht zersetzen. 2 Die Stadtkanzlei legt Standards bezüglich Erstellung und Verwaltung des Schriftguts fest und übt das Weisungsrecht aus.

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